مدیریت امور اداری در شرکت ها

مدیر امور اداری چیست ؟

برنامه ریزی ، راهبرد و دسته بندی سازی فعالیت های اداری و پشتیبانی سازمان، در شرح وظایف مدیر امور اداری است.

از قسمت های ضروری سازمان ، امور اداری آن سازمان می باشد و مانند یک مسیر ارتباطی میان تمام بخش های اداری دارد و از پیشرفته ترین قسمت سازمان اشاره شده است  در اصل بخش مرکزی سازمان می باشد.
امور اداری با بخش تمام سازمانی در ارتباط است که ارتباط به نیروی انسانی ماهر و با تجربه و توانایی بالا و کارآمد دارد.
هدف از رشته امور اداری تربیت و پرورش نیروی انسانی متخصص می باشد تا با استفاده از نیروی فکری و مهارت های فردی پرسنل ها هر سازمانی در دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده و افزایش نظام بهتر حرکت داده شود.
رشته امور اداری در برگیرنده سطح مشاغلی می باشد که متصدیان آن ها تحت نظارت رییس خود در بررسی های مربوط به بهبود مدیریت کارشناسان امور اداری را به صورت روش های معیین گردیده کمک می کند.

آینده شغلی و بازار کار رشته امور اداری :

دانشپذیران بعد از پایان دوره آموزش امور اداری در همه سازمان ها و شرکت ها و موسسات دولتی و خصوصی می توانند در بخش های : مسئول دفتری، دبیرخانه، بایگانی، مسئول کارگزینی، رفاه، کارپردازی، آموزش، بازرگانی، امور مالی، تبلیغات، دفتر فروش، انبار داری، بازاریابی، امور اداری و .... مشغول به کار شوند.
در هر سازمان و اداره انجام یکسری وظایف مهم می باشد زیرا انجام ندادن اینگونه فعالیت ها و یا کارها دیگر کارهای سازمان یا اداره امکان پذیر نخواهد بود.

از وظایف و اختیارات مسئولین امور اداری شامل :

1- تنظیم و پیگیری بودجه سالیانه و پیشنهاد آن به رییس بخش
2- بازگویی درباره اداره سازمان و تشکیلات واحد و ارزیابی نیروی انسانی مورد نیاز بخش
3- پیاده سازی عملیات مالی واحد و مراقبت در رعایت مقررات مالی
4- تهیه و اجرای نقشه های رفاهی کارکنان با توجه به امکانات سازمانی
5- تنظیم و تدارک لازمه های واحد یکسان با توجه به مقررات 
6- نظارت منظم بر انجمن معاملات واحد
7- فعالیت تمام امور حقوقی واحد و استفاده از نظرات متخصصین و دفتر حقوقی مرکزی در زمان نیاز
8- فعالیت با رییس بخش برای پیاده سازی هر چه بهتر وظایف مربوط به قسمت های ستاد واحد

مدیریت اداری شامل بخش هایی است که پیشتیان قسمت هایی از سازمان می شود که در بخش های اداری فعالیت دارند:

1- کارگزینی : 
در کارگزینی تمام کارهای مدیریت منابع انسانی اعم از تامین و سازماندهی و انتصاب نیروی انسانی، جابه جایی ها، ماموریت ها، بازنشستگی، بایگانی مدارکات و اسنادها را بر عهده دارد.
2- تدارکات واحد :
تمام عملکردها مربوط به تهیه نیازهای شامل کالا و خدمات نگهداری و مدیریت انبارها و سپردن اجناس لازم به قسمت های مختلف دانشگاه را زیر نظر مدیر اداری و با هماهنگی مدیر مالی به عهده دارد و آن را انجام می دهد.
3- قسمت خدمات : تمامی کارها در قسمت خدمات که شامل انتظامات، حفظ فضا، حمل و نقل افراد و اشیا، نظارت محوله و ساختمان های را زیر نظر مدیر اداری به انجام می رساند.
مدیریت امور اداری :
اهمیت ترین کار امور اداری شامل : استخدام نیروی انسانی، بخش بندی متناسب نیروی انسانی با توجه به نوع کار، نظارت بر درست انجام دادن مقررات و ضوابط اداری، رفتار مورد نیاز برای عقد قراردادهای پشتیبانی و خدماتی و نظارت بر اجرای این قراردادها، تهیه تجهیزات و ابزارهای مورد نیاز و نظارت در خرید.

سازمان چیست ؟ 

سازمان به کلیه بخش هایی می گویند از هدف های خاصی تشکیل گردیده و در یک مسیر معیین باهم در هماهنگ هستندو به عنوان مثال یک شرکت زنجیره ای که از لحاظ جغرافیایی برابر و بهم وابسته با هم مشترک هستند.

عنصرهای حیاتی یک ساختار سازمانی :

- تخصص کاری : شغل ها و وظایف ها بر اساس و بر حسب وظایف مختلف تقسیم بندی می شوند.
- بخش بندی کار به قسمت های مختلف :
کارها بر اساس مشاغل مختلف تقسیم بندی و گروه بندی می شوند.
- سلسله مراتب سازمانی : افراد و اشخاص درون سازمان باید جوابگو چه کسی باشند و به چه کسی گزارش بدهند.
- محدوده کنترل : یک مدیر چند نفر را می تواند به صورت تاثیر گذار مدیریت نماید.
- تمرکز و نداشتن تمرکز : چه شخصی تنها تصمیم گیرنده خواهد بود.
رسمی سازی : ضوابط و مقررات تا چه مقدار بر کارایی مدیران و کارمندان نظارت دارد.
مدیر امور اداری در ساعت های اداری مشغول به کار بوده و تمام وقت کاری خود را در داخل سازمان یا شرکت می گذرانند.
کتاب های رشته مدیریت امو اداری زیادی موجود است که با کتابخوانی می توانید از لذت ببرید.
شرکت های معتبر زیادی است در راستای استخدام مدیر امور اداری قرار گرفته اند.

برنامه ریزی چیست ؟

به مجموعه هدف ها که برای کار مشخصی تعیین شده اند از پیش از اجرای هدف ها برنامه ریزی هایی می گردد که در راستای پیشرفت کاری تاثیر گذار هستند.
اهمیت برنامه ریزی به معنای مشخص کردن طرح کار و نقشه برای حرکت های آینده می باشد که ضروری ترین کار مدیریت است و هیچ مدیری نباید اهداف سازمانی را بدون برنامه دنبال نماید.
مسئولانی که دارای واکنشی درست و منطقی هستند به موقع دریافت یک هدف عملیاتی به برنامه ریزی دست به کار می شوند و با برنامه ای درست و دقیق عملیات خود را شروع می نمایند. که همانا مسئولانی موفق می باشند.

اصول برنامه ریزی : 

- تعیین هدف :هدف به دو قسمت تعیین می گردد که زمانی هدف ها کامل هستند و گاهی جزیی می باشند.
- آگاهی از نیازها و کمی ها : در هدف باید تمام نیازها که قرار است برای آن ها برنامه ریزی کرد شناسایی نمود  و کمی های آن ها را در برنامه ریزی برطرف نمود.
- تعیین وقت لازم :  از تمام فرصت ها برای رسیدن به اهداف که چقدر است در برنامه ریزی تعیین گردد.
- بررسی برنامه : بعد از انجام فعالیت های پرداخته شده به آن باید میزان دسترسی به اهداف مشخص گردد و حتی میزان نرسیدن به موفقیت به برنامه در بررسی نیز معلوم گردد.

مراحل برنامه ریزی : 

- مرحله اول شناخت
- مرحله تعریف و تعیین اهداف
- بررسی راه های رسیدن به هدف
- تعیین راهبردهای اجرای برنامه
- پیاده سازی برنامه 
- تجزیه و تحلیل برنامه 

انواع برنامه ریزی : 

- برنامه ریزی های بلند مدت : تمامی اهداف در یک قاب و آینده نگری قرار می گیرند. هدف از برنامه ریزی بلند مدت آماده سازی زمینه گذشته برای برنامه های کوتاه مدت بابت مقابله با مشکلاتی است که در رفع آن ها فقط در طول چندین برنامه میان مدت و کوتاه مدت امکان پذیر است.
- برنامه ریزی میان مدت
- برنامه ریزی کوتاه مدت

دوره آموزش مدیریت امور اداری : 

مرکز آموزش مجازی پارس برای شما علاقمندان موفق شده است دوره آموزش مدیریت اموری اداری را به صورت پیشرفته برای سازمان ها ارایه دهد که ویژگی اصلی این دوره می توان به جمع آوری، حفظ و نگهداری آمار و مشخصات نیروی انسانی و انجام امور پرسنلی شامل استخدام و وظایف درون سازمان و آشنایی با امور دفتر داری و منشی گری اشاره نمود.
در هر اداره و سازمانی اغلب مدیر امور اداری نیاز است. که در خصوص میزان استخدام مدیر امور اداری بازار کار خوبی برای آن پیش بینی نمود.