مدیریت روابط عمومی و سخنرانی
اهمیت روابط عمومی و سخنرانی
شاید برای شما هم سوال شده باشد که چرا در هر سازمانی یک واحد روابط عمومی وجود دارد؟یا تخصص و مهارتهای یک مدیر روابط عمومی چه چیزهایی است؟ممکن است در یک سخنرانی متشکل از سخنرانان مختلف شرکت کرده باشید و به دنبال فنون و اصول برقراری ارتباط مقالات زیادی را مطالعه کرده باشید. مقاله پیش رو به بررسی دو موضوع مدیریت روابط عمومی و سخنرانی می پردازد.
از مهم ترین عواملی که در سرنوشت هر سازمان، موسسه گروه و افراد ارزش و اهمیت اساسی داشته و آن را در نیل به اهداف یاری می کند چگونگی رابطه آنها با افراد و سازمان هایی است که با آن سرو کار داشته و همچنین با افکار عمومی جامعه ای است که در آن فعالیت می نمایند و هر قدر این ارتباط مستمر و مفید باشد به همان اندازه آن فرد، گروه و سازمان و... در رسیدن به اهداف خود موفق خواهد بود. پس شناخت افکار عمومی و نفوذ در آن برای جلب رضایت افکار عمومی نسبت به سازمان است که هم در درون سازمان و هم در بیرون از سازمان دنبال می شود. بی شک این وظایف در قالب مجموعه ای از فعالیت های ارتباطی صورت می گیرد که می توان آنها را تحت عناوین ارتباطات، امور فرهنگی و نمایشگاه ها- انتشارات- سنجش افکار و پژوهش و برنامه ریزی دسته بندی کرد. روابط عمومی زمانی می تواند نقش راهبردی خود را در سازمان ایفا کند که در تشکیلا ت و سازمان جایگاه مناسبی داشته و بتواند جایگاه خود را حفظ نماید. البته در اکثر سازمان ها روابط عمومی در چارت سازمانی مستقیما زیر نظر مدیر عامل سازمان قرار دارد که این موضوع اهمیت و توجه به روابط عمومی بوده و به عنوان یک عنصر راهبردی در سازمان ایفای نقش می نماید.
از دیگر وظایف روابط عمومی ارائه مشاوره به مدیر سازمان است که با این کار ضمن تغذیه اطلا عاتی مدیر و ارائه راهکارهای مناسب در چگونگی برخورد وارتباط افراد در سازمان و یا خارج از سازمان مدیر را در تصمیم گیری های صحیح یاری نموده و به عنوان بازوی قوی مدیر در برنامه ریزی ها و هدایت فکری مدیر را به دنبال دارد. با توجه به اینکه وجود سازمان وابسته به ارتباطات است و هر مدیری معمولا بیشتر وقت خود را در صرف برقراری ارتباط با دیگران می کند، پس برای ایجاد هماهنگی بین مردم و سازمان به یک روابط عمومی کارآمد و موثر نیاز می باشد. بنابراین روابط عمومی پل ارتباطی بین مردم و مدیران می باشد که این جریان مبادله پیام دوجانبه می باشد. همانطوری که در تعریف روابط عمومی نیز آمده که روابط عمومی پل ارتباطی و به عنوان یک واسطه اثرگذار درون و بیرون یک سازمان را به هم مرتبط می سازد که در واقع سعی می نماید در قالب یک تلا ش برنامه ریزی شود و هوشمندانه سازمان و مخاطبان را در یک کنش و واکنش متقابل به یک نقطه تفاهمی و تعاملی و مشارکتی نزدیک سازد و روابط عمومی به منزله پیشانی سازمانی بوده و باید دقیقا مردم را در جریان عملکردهای سازمان قرار داده و اطلا ع رسانی دقیق در زمینه فعالیت های سازمان به مردم اعلا م نماید و نیز از روند تصمیم گیری ها و مصوبات آگاه بوده و در مرکز چرخه اطلا ع سازمان قرار داشته باشد تا بتواند اطلا ع رسانی صحیح سریع و دقیق به مردم انجام دهد.
2- تعریف روابط عمومى
اصطلاح روابط عمومى، ترجمه واژه انگلیسى public Relations براى نخستین بار در آمریكا در اتحادیه راه آهن به كار برده شد و در ایران نخستین بار در شركت نفت به كار رفته و دفترى در آن شركت ایجاد شد. روابط عمومى را در زبان عربى (العلاقات العامه) ترجمه كرده اند.
تعاریف گوناگونى از روابط عمومى از سوى صاحبنظران، كارشناسان و مؤلفان كتاب هاى این رشته بیان شده است از جمله: ركس هارلو از پیشقدمان روابط عمومى در جهان مى گوید: روابط عمومى دانشى است كه به وسیله آن سازمان ها آگاهانه مى كوشند، بر مسئولیت اجتماعى خویش عمل كنند تا بتوانند، تفاهم و پشتیبانى كسانى را كه براى توسعه اهمیت دارد، به دست آورند. در این باره انجمن روابط عمومى آلمان مى گوید: روابط عمومى، تلاش آگاهانه و قانونى به منظور تفاهم و استقرار اعتماد و شناخت متقابل با عموم، براساس تحقیق علمى و عملى صحیح و مستمر، میسر است. انجمن جهانى روابط عمومى نیز گفته: روابط عمومى بخشى از وظایف مدیریت سازمان است و عملى ممتد، مداوم و طرح ریزى شده است كه از طریق آن افراد و سازمان ها مى كوشند تا تفاهم و پشتیبانى كسانى را كه با آنها سرو كار دارند، به دست آورند.
.jpg)
3- تاریخچه روابط عمومى
از ابتداى تاریخ بشر تاكنون همواره افراد هوشمندى بوده اند، كه این شناخت را در جهت ارتقاى خود با دیگران به كار گرفته اند و نوعى روابط عمومى را در كارهایشان اعمال كرده اند. در تمامى دوره هاى دموكراسى از جمله از جمهورى روم گرفته تا نظام كنونى، رساله ها، مقاله ها، سخنرانى ها و دیگر قالب هاى خطابه به قصد سلطه به افكار عمومى به كار گرفته شده اند.
البته كشور ها و نهاد هاى غیر دموكراتیك هم، این ابزار ها را به خدمت گرفته اند، اما در جایى كه امكان بحث و انتقاد وجود ندارد، امكان تعالى به سوى گفت و شنود نیز كه ما آن را وظیفه روابط عمومى در مسئولانه ترین و جامع ترین شكل اجتماعى اش مرتبط مى دانیم، نمى تواند وجود داشته باشد. به طور مسلم فعالیت هاى روابط عمومى همیشه دو طرفه است اما در جامعه دموكراتیك افراد درتغییر، تفسیر و بحث درباره پیام هایى كه دریافت مى دارند، آزادانه مى توانند در صورت تمایل با پیام هاى دریافتى مخالفت كرده و عكس العمل دلخواه خود را نشان دهد.
نحوه بسیار خوب آن استفاده از مهارت هاى روابط عمومى براى پیشبرد در دموكراسى جریان انقلاب آمریكاست (توماس پین و ساموئل آرانه) دو تن از مبلغان بزرگ نویسندگان، سخنرانان، مناظره گران و سازمان دهندگان این انقلاب بودند. براى توجه افكار عمومى حتى وقایع و مراسم جدیدى را خلق كردند.
تكیه انگلیسى ها به قدرت و برترى نظامشان، نادیده گرفتن افكار عمومى و عدم مقابله با انقلابیون عواملى بودند كه به این مبلغان كمك كرد. در پیشبرد جنبش هاى اجتماعى و نهضت هاى اجتماعى و نهضت هاى اصلاح طلبانه قرن ۱۹ یكى از مشهورترین آن نهضت جمع آورى اعانه و بسیج افكار عمومى و القاى بردگى سیاه پوستان بود. بعد از دهه ۱۹۳۰ در بنگاه هاى تبلیغاتى پررونق هالیوود كه به كمال خود رسید، در شیوه زندگى آمریكایى كه بتدریج مدیران اقتصادى گسترده ترى را به فعالیت هاى روابط عمومى عرضه داشت، دگرگونى هایى رخ داد كه گرایش عمده اجتماعى در قرن ۱۹ (صنعتى شدن، شهرنشینى و نوسازى) با تكامل پیشرفت روابط عمومى، پیوند تنگاتنگ داشته است. مى توان گفت، اصطكاك ناشى از مقابله یغماگران و روزنامه نگاران افشاگر موجب ایجاد جرقه اى شد كه روابط عمومى نوین را پدید آورد و مردم فهمیدند كه قدرت اعتراض به عملیات استثمار گرایانه تجارى را دارند.
روابط عمومى به مفهوم یك حرفه، در قرن بیستم در آمریكا به وجود آمد با عنوان دفتر تبلیغاتPublicity Bureau یا دفتر مطبوعات Press Bureau نامیده شد. پس از انقلاب صنعتى و پیشرفت صنعت و تكنولوژى، منجر به ایجاد دفاتر روابط عمومى به خاطر نیاز به آگاه سازى و ایجاد برقرارى ارتباط شد.
پس از آن نخستین شركت روابط عمومى توسط (Ivy Ledbetter Lee) خبرنگار روزنامه (New York World) در شهر نیویورك تأسیس شد.
با آغاز قرن بیستم، فعالیت ها و راهبردهایى براى پیشبرد امور اتخاذ شد. از تغییرات اجتماعى گرفته تا سرگرمى كه به عنوان بخشى از مفهوم جامع روابط عمومى به حساب مى آید.
در جنگ جهانى اول با وارد شدن آمریكا به جنگ، متخصصان روابط عمومى فعالیت هاى گسترده اى را شروع كردند، به طورى كه روزنامه نیویورك تایمز، این جنگ را نخستین جنگ (آژانس هاى مطبوعاتى) لقب داد. بعد از جنگ جهانى اول رونق اقتصادى در آمریكا موجب توسعه پژوهش بازار و راهبردهاى پیچیده ترى براى آموزش مصرف كنندگان در تمیزكالا ها شد.
(لى و برینز) و دیگران در این دوران روابط عمومى را رسماً به عنوان یك شغل مطرح كردند و خود را رسماً مشاوران روابط عمومى خواندند. در سال ۱۹۲۹ به لحاظ ركود اقتصادى، بازار بورس شكست خورد، پیامدهاى آن انگیزه هاى مورد نیاز روابط عمومى را براى این كه از آوازه گرى و انتشارات صرف فراتر رود و یك ارتباط متقابل راستین میان كسب و كار و مخاطب بر قرار كند، پدید آورد. روزولت رئیس جمهورى اسبق آمریكا در برنامه هاى خود به یك روابط عمومى قوى نیاز داشت. بویژه این كه دولت نیز به این نتیجه رسیده بود، كه براى تقویت سیاست خود باید از روش هاى روابط عمومى بهره بردارى كند.
در طول جنگ جهانى دوم، یك اداره بزرگ به نام اداره اطلاعات جنگ تشكیل شد. این اداره محل آموزش هاى مهمى براى دست اندركاران روابط عمومى سال هاى بعد شد. این اداره تنها به خاطر گستردگى رشد، موجب شد كه فنون و روش هاى روابط عمومى در ابعاد وسیع ترى شناخته شود و مفهوم روابط عمومى در میان سایر مؤسسات دولتى و غیر دولتى مورد توجه قرار گیرد.
در اواسط ۱۹۵۰ در قلمرو روابط عمومى، پیشرفت هاى فوق العاده اى صورت گرفت. فنون و روش هاى آن در بخش غیر انتفاعى، بیش از این مؤسسات را در شناساندن خدمتشان به مردم و جمع آورى كمك هاى مالى حمایت كرد.
روابط عمومى، در زمینه سیاسى نیز روز به روز به صورت ابزار مهمى در آمد و به نامزدهاى انتخاباتى در آمریكا كمك كرد، (راچه) مدرس روابط عمومى آمریكا بر آن شد كه روابط عمومى در پاسخ به مسائل پیچیده گسترش یافته و به صورت یك حرفه در آید. در جهان مملو از پیام هاى گوناگون و در هم تنیده، به كسى نیاز است كه این پیام ها را تفسیر و طبقه بندى كند و رابط میان گروه هایى باشد كه زبان و ارزش هاى مختلفى دارند و سرانجام تعامل عملكرد روابط عمومى عنصرى نامیده شد كه گذار به سوى (سرمایه دارى رفاه) در قرن بیستم را یارى كند.
در چنین اوضاع، روابط عمومى در مقام یك «وظیفه مدیریت» پدیدار شد، وظیفه اى كه به نحوى بى بدیل صلاحیت آن را دارد، كه میان مخاطبان گوناگون جامعه پیشرفته ما از حق اظهارنظر برخوردار شده اند.
انواع سخنرانی
به طورکلی دو نوع سخنرانی وجود دارد:
آنهایی که فقط برای سرگرمی ارایه می شوند
آنهایی که حاوی اطلاعاتی علمی یا تخصّصی هستند، مانند کنفرانس های علمی و فنّی.
بعضی از قواعد این مقاله برای هر دو سخنرانی صدق می کند و بعضی از فقط در مورد کنفرانس های علمی و فنّی صدق می کنند.
اصول کلی در روابط عمومی و سخنرانی
آمادگی: از قبل مشخص کنید که چه می خواهید بگویید و خود را برای ارایه سخنرانی آماده کنید.
تهیّه طرح: طرح کلی از نکات اصلی موضوع سخنرانی خود تهیّه کنید.
تناسب لحن: لحن خود را با نوع سخنرانی متناسب کنید. وقتی در کنفرانس علمی آموزشی هستید محکم و صریح سخن بگویید. از لحن محاوره ای برای کنفرانس هایی که جنبه سرگرمی دارند، استفاده کنید.
تأکید نکات: برای تأکید بر روی بعضی از نکات، زیر و بم و بلندی صدای خود تغییر دهید.
بیان کامل جملات: در سخنرانی تان از جملات کامل استفاده کنید و کلمات را متوالی و بدون توقف بیان کنید.
دوست داشتن شنوندگان: سعی کنید شنوندگان را صمیمانه دوست داشته باشید و در زمان سخنرانی با آنها ارتباط چشمی برقرار کنید.
طرح سؤال: برای برانگیختن توجّه شنوندگان سؤالاتی را مطرح کنید.
پرهیز از رفتارهای خاص: از شیوه های رفتاری خاص مانند تکان دادن بیش از حد دست های تان یا گذاشتن طولانی مدّت دست بر روی تریبون اجتناب کنید.
موضوع سخنرانی را بشناسید: به خاطر داشته باشید که سخنران بیشتر از شنوندگان در مورد موضوع سخنرانی آگاهی دارد. صدای گوینده باید با موضوع متناسب باشد. مثلاً بیان جمله زمین شناسی هیجان انگیز است. باید در صدای سخنران آشکار باشد.
جذّاب سخن بگویید: اوّل باید توجّه شنوندگان را جلب کنید، سپس آنها را از موضوع سخنرانی آگاه کنید.
مشتاقانه سخن بگویید: در مورد مسایلی سخن بگویید که خودتان نیز به آنها علاقه مندید. به عبارت دیگر اگر مسایلی وجود دارند که به آنها علاقه مند نیستید، در مورد آنها سخنرانی نکنید.
ساده سخن بگویید: شنوندگان نمی توانند تمام مسایل را یک مرتبه درک کنند. چون بسیاری از مسایل اگر از کتاب خوانده شوند بهتر در ذهن می مانند تا وقتی که شنیده شوند. بنابراین تا می توانید ساده تر سخن بگویید.
موارد مهم سخنرانی خود را مشخص کنید. بر روی آنها تأکید کنید و اطمینان حاصل کنید که تمام موارد را ذکر کرده اید.
موارد کم اهمیّت را به پایان سخنرانی موکول کنید. چون این موارد می تواند وقت پایانی سخنرانی شما را پر کند و اگر وقت کمتری داشتید می توانید آنها را حذف کنید.
اگر سخنرانی تان را از حفظ نیستید، می توانید از نکات اصلی یاد داشت برداری کنید. لازم نیست جملات یاد داشت برداری کامل باشند. یاد داشت های خود را با فونت ۲۰ یا بزرگ تر تایپ کنید. در این صورت سخنران وقتی از یاد داشت های خود کمی دورتر ایستاده باشد به راحتی می تواند آنها را بخواند و کاملاً آمده به نظر برسد. سخنرانی از روی یاد داشت ها این حسن را دارد که وقتی سخنران مجبور می شود بین نکات اصلی یاد داشت شده را پر کند، به سخنرانی طراوت و تازگی می بخشد. تنها بازیگران و گویندگان حرفه ای هستند که می توانند جملات کامل را بخوانند و دیالوگ یا سخنرانی خود را به شکل معمولی در بیاورند.
چون بسیاری از شنوندگان متوجّه اشتباهات لفظی و معمول شما نمی شوند، بنابراین در طی سخنرانی هرگز از اشتباهات خود عذرخواهی نکنید. مگر این که کمبود یا اشتباهی باشد که بخواهید سریعاً آن را رفع کنید.
متن کامل سخنرانی خود را قبل تهیّه و تنظیم کنید.
متن کامل یا چکیدۀ سخنرانی خود را قبل از سخنرانی در اختیار شنوندگان قرار ندهید. چون شندگان ممکن است از قبل آن را مطالعه کنند و به سخنرانی توجّه نکنند ویا ممکن است درحین سخنرانی یاد داشت برداری کنند و حواس سخنران را پرت کنند.
meeting سخنرانی نحوه نشان دادن تصاویر و شکل ها:
در موقع نشان دادن تصاویر، صورت تان رو به شنوندگان باشد نه رو به تصاویری که نشان می دهید. زمانی از تصاویر استفاده کنید که واقعاً مفید و ضروی باشد نه فقط برای خوب جلوه دادن سخنرانی یا سرگرمی
از تصاویر و عکس به عنوان تصویر کلی استفاده نکنید. بسیاری از سخنرانان تمامی عکس هایی را که در دسترس دارند به نمایش می گذارند. بهترین عکس ها و تصاویر را در ارتباط با موضوع باید انتخاب کنید.
شنیدن در یادگیری های مهم نقشی زیادی دارد. بنابراین نشان دادن تصاویر برای کسی که چشمان خود را بسته تا به طور دقیق به سخنران گوش کند بی فایده است. بنابراین بیشتر متن سخنرانی را باید نکات تشکیل دهند نه تصاویر.
در طی سخنرانی و نشان دادن تصاویر، لحن و زیر صدای خود را می توانید برای تأکید نکات اصلی تغییر دهید. از خواندن متنی که بر روی اسلاید یا صفحات پاورپوینت است پرهیز کنید چون حاضران در جلسه می دانند که چگونه بخوانند. این کار ممکن است بی احترامی به شنوندگان تلقی شود. با استفاده از متن سخنرانی شنوندگان را به نکات اصلی آگاه کرده و از تصاویر برای نشان دادن نکات خاص استفاده کنید. به عنوان مثال در مورد موضوع زمین شناسی نگویید در منطقه ای رانش اتفاق می افتد سپس یک تصویر کلی از رانش را نشان دهید. توجّه داشته باشید همه شنوندگان زمین شناس می دانند که یک رانش چگونه است. یک ویژگی خاص نیاز به ارایه تصاویر خاص دارد.
تصاویر بی معنی را به شنوندگان نشان ندهید. مثلاً عکس یک فسیل خاص را برای دانشجویان زمین شناسی گرایش آب های زیر زمینی نشان ندهید. چون بیشتر آنها نمی دانند که آیا تصویر فسیل صحیح انتخاب شده است یا نه. بنابراین توجهی به آن نمی کنند. سعی کنید تصاویر یا نمودارهای بسیار پیچیده یا بسیار کوچک را نشان ندهید. اگر مجبور به نشان دادن یک چنین تصاویری شدید، سخنران باید در مورد موضوع، توضیح کافی بدهد.
