آشنایی با نرم افزار مدیریت پروژه
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه شامل اعمال روندها، دانش، شیوه ها ، روش ها و تجارب به منظور دستیابی به اهداف پروژه است. به اثبات رسیده است که مدیریت پروژه موثر ترین شیوه تحویل و ارائه کار در شرایط محدودیت قیمت ، برنامه و منابع است. علاوه بر این، مدیریت پروژه شامل برنامه ریزی و سازماندهی منابع شرکت برای تکمیل یک وظیفه یا رویداد خاص است.
نرم افزار Microsoft project |Microsoft office project چیست؟
نرم افزار Microsoft project ، در ابتدا توسط مدیر توسعه محصول مایکروسافت "الن ام.بوید"*به عنوان یک ابزار داخلی برای کمک به مدیریت شمار زیادی از پروژه های نرم افزاری که در درون شرکت در حال توسعه بودند، پیشنهاد شد. سپس، "آقای بوید"، مشخصات آن را نوشت و مسئولیت توسعه دادن نمونه اولیه این نرم افزار را به یک شرکت محلی سیاتل واگذار کرد.
نرم افزار Microsoft project ابزاری ارزشمند برای سازماندهی طرح ها، زمان بندی کارها، اختصاص منابع و هزینه کارها، تنظیم طرح برای برآورد کردن محدودیت ها و آماده کردن گزارش ها برای انتقال طرح نهایی به همه کسانی که باید طرح مورد نظر را اجرا کنند است .این نرم افزار، به مدیران پروژه کمک میکند تا برنامه ها را توسعه داده، منابع موجود برای انجام وظایف را تخصیص دهند ، به دنبال پیشرفت و موفقیت باشند، بودجه را مدیریت کرده و حجم کار را تجزیه و تحلیل کنند.
در این مقاله به تفضیل در مورد کنترل پروژه، مدیریت پروژه، نرم افزارهای مدیریت پروژه و مدیریت پروژه با نرم افزار Microsoft project توضیح میدهیم.
مزیت هایی نرم افزار Microsoft project برای مدیریت پروژه
مزیت هایی که این نرم افزار هنگام مدیریت کردن پروژه به ارمغان می آورد شامل:
- تصویر بزرگی از پروژه در اختیارتان قرار می گذارد که بتوانید تمامی جزئیاتی که برای رسیدن به هدف باید تکمیل شوند را در آن نوشته و آنها را سازماندهی نمائید
- کمک میکند تا بتوانید با روشی سازماندهی شده، ایده ها و افکارتان را ثبت و آنها را به طرحی قابل اجرا تبدیل کنید
- به سادگی میتوان زمان تکمیل هر فعالیت یا هر فاز از پروژه را تخمین زده و مطمئن شوید که می‌توانید پروژه را در موعد مورد مقرر به اتمام برسانید
- در طول مدت مراحل برنامه‌ریزی و انجام پروژه، می‌توانید گزارش‌هایی که نشان دهنده برنامه و میزان پیشرفت کار است را چاپ کنید
تعریف مدیریت کنترل
در دنیای مدیریت پروژه ، نمیتوان نقش پررنگ وتعیین کننده ای برای مدیریت کنترل در نظر گرفت زیرا نمیتواند وظایفی برای دیگران تعیین کرده یا آنها را اجبار کند تا به شیو های خاص عمل کنند. واژه کنترل در مدیریت پروژه، مشابه هدایت کردن کشتی است. مدیریت کنترل معمولا، ایده های مهمی برای پروژه در ذهن دارد و به اصلاحاتی نیز دست میزند و در نهایت ، کشتی پروژه را به ساحل سلامت میر ساند. یک پروژه موفقیت آمیز، شامل شناسایی مقصد خاص، نقشه برداری دقیق برای رسیدن به مقصد، ارزیابی محل خود در طول سفر و آگاهی از مشکلات احتمالی طول مسیر می شود.
نرم افزارهای مدیریت پروژه
به منظور مدیریت و کنترل پروژه ، نرم افزارهای متعددی وجود دارد که هر کدام ویژگی های خاص خود را دارند. عملیا ت هایی که این نرم افزارها انجام میدهند شامل تخمین زدن، طرح ریزی، زمان بندی، کنترل هزینه، مدیریت بودجه، تخصیص منابع، نرم‌افزارهای ارتباطی و همکاری، مدیریت کیفیت و مستندسازی هستند. این نرم‌افزارها برای سطوح عملیاتی سازمان‌ها ، جنبه عملیاتی دارند و برای سطوح مدیران ارشد و میانی سازمان‌ها، جنبه اطلاعاتی پیدا می کنند. از جمله نرم افزارهای موجود میتوان به مواردی مانند:
نرم افزار Pert Master Advanced ) PMA) : این نرم افزار قابلیت رسم نمودار شبکه، رسم نمودار گانت ( نوعی نمودار میله ای که زمانبندی پروژه را نشان می دهد) ، گزارش هزینه، تخصیص منابع، و ثبت تاریخ های تقویمی را دارد .
نرم افزار Primavera: از این نرم افزار برای زمانبندی و همچنین کنترل پروژه های مختلف استفاده می شود. معمولا ، در پروژه های ساختمانی، صنعتی، نرم افزاری و پروژه هایی که فعالیت های مختلف در آن به طور منظم انجام می شوند، از این نرم افزار برای زمان بندی و کنترل پروژه و برآورد هزینه بهره می گیرند.( لینک به دوره نرم افزار مدیریت پروژه پریماورا ).
نرم افزار (TLW ( Time Line for Window : از جمله ویژگیهایی منحصر به فرد این نرم افزار، قابلیت بازیابی همزمان تعداد زیادی پروژه، ثبت تاریخ تقویمی، تعداد نامحدود فعالیت های هر پروژه، قابلیت تخصیص منابع ، قبلیت برنامه سازی و استفاده از کلمه عبور، قابلیت گزارش هزینه و رسم نمودار شبکه و گانت است.
نرم افزار CA-Super Project: این نرم افزار هم، علاوه بر قابلیت های نرم افزار های قبلی، امکان چاپ کامل تقویم پروژه را داشته ، توسط نرم افزار excel نیز پشتیبانی می شود و میتوان پروژه را بر اساس کار انجام شده پیگیری کرد.
نرم افزار Harvard Project Manager ) HPM) : ویژ گیهای این نرم افزار کمی متفاوت است . به عنوان مثال، امکان چاپ تقویم را ندارد، می تواند آناليز مقادير به دست آمده تجمعي و گراف آن، بودجه بندي انواع پروژه‌ها، تعريف تقويم براي هر منبع، تعيين زمان استفاده از منبع در تخصيص منابع را نیز انجام دهد.
قابلیت های این نرم افزار شامل بازیابی همزمان تعداد زیادی پروژه، ثبت تاریخ تقویمی، تعداد نامحدود فعالیت های هر پروژه، قابلیت تخصیص منابع ، قابلیت برنامه سازی و استفاده از کلمه عبور، قابلیت گزارش هزینه ، رسم نمودار شبکه و گانت، به هنگام سازی با استفاده از سیستم کمکی ، امکان پیگیری پروژه بر مبنای کار انجام شده ، قابلیت برنامه سازی و پشتیبانی پست الکترونیکی است.
آموزش نرم افزار Microsoft project
نرم افزار Microsoft project ، یک نرم افزار مدیریت پروژه است که برای کمک به مدیران برای مدیریت زمان، وظایف، افراد و منابع ،برای دستیابی به نتایج مطلوب و منافع پروژه طراحی شده است. آموزش این نرم افزار می تواند به شما در طراحی یک برنامه موفق پروژه و پیگیری جزئیات پروژه های پیچیده کمک کند . علاوه بر این، مدیران با یادگیری نرم افزار Microsoft project به راحتی می توانند منابع را تجزیه و تحلیل کرده، بودجه ها را چک کنند، زمان بندی ها را ارزیابی نموده، پیشرفت را اندازه گیری کرده و نیازهای منابع را پیش بینی کنند.
مدیریت پروژه با نرم افزار Microsoft project
اساس کار بدین صورت است که ابتدا با وارد کردن فعالیت های پروژه در نرم افزار Microsoft project و مشخص کردن ارتباط بین این فعالیت ها، منابع مورد استفاده در پروژه ها نیز ارزیابی می شوند. سپس نرم افزار، با توجه به رابطه بین فعالیت ها و منابع، فعالیت ها را طوری زمان بندی می کند که پروژه در کوتاه ترین زمان ممکن به اتمام برسد. همچنین اگر هزینه استفاده از منابع را نیز به نرم افزار بدهیم، برآورد کلی هزینه پروژه را نیز انجام میدهد. قابل ذکر است که این نرم افزار مشخص می کند که تک تک فعالیت ها در چه زمانی باید شروع شوند و در چه زمانی خاتمه یابند.
سهولت کار با این نرم افزار ، قابلیت استفاده از امکانات ویندوز، سازگاری و شباهت کامل به محیط و جعبه ابزارهای مایکرو سافت، وجود گزارش ها و نماهای مختلف، امکان تعریف نماها و جداول جدید و داشتن یک محیط کاربر پسند موجب شده تا این نرم افزار ،از نرم افزار های دیگر متمایز شده و امکاناتی در اختیار بگذارد که بتوان از آن برای مرحله برنامه ریزی ، کنترل و گزارش دهی پروژه استفاده کرد.
دوره آموزش مدیریت پروژه با نرم افزار Microsoft project
دوره آموزش مدیریت پروژه با نرم افزار Microsoft project زمینه ای فراهم میکند تا مدیران بتوانند این نرم افزار را به خوبی شناخته و به بهترین نحو از آن برای مدیریت کردن پروژه استفاده کنند. در همین راستا، مرکز آموزش مجازی پارس، دوره ای با عنوان مدیریت پروژه با نرم افزار Microsoft project برگزار کرده که به مدیران و علاقمندان کمک می کند تا بیش از پیش با ملزومات این دوره اشنا شوند و مهارتهای لازم و ضروری را برای شرایط واقعی کسب کنند. سرفصل های آموزشی این دوره عبارتند از :
فصل اول (مقدماتی)- مقدمه
- مبانی و مفاهیم
- مفاهیم ابتدایی (١) - مفاهیم ابتدایی (٢) - چرخه حیات پروژه - ارکان پروژه
- فواید برنامه ریزی
- ورود به نرم افزار
- آشنایی با محیط کاری - کار با نماهای مختلف
- کنترل مشخصات
- مشخصات فیلدها و رکوردها - تعیین مشخصات پروژه
- آشنایی با WB
- کار با فعالیت ها
- وارد کردن فعالیت ها - حذف فعالیت ها و خلاصه فعالیت ها
- ایجاد Milestone
- کار با کدهای WBS
- زمان بندی دستی و خودکار
- زمان بندی دستی و خودکار (١) - زمان بندی دستی و خودکار (٢) - ایجاد کپی وابسته
- فعالیت های Recurring
- آشنایی با Timeline
- کار با تقویم ها
- تقویم های کاری - ایجاد یک تقویم کاری (١) - ایجاد یک تقویم کاری (٢)
- کار با زمان
- کنترل زمان فعالیت ها در نمودار گانت - واحدهای زمانی
- روابط
- آشنایی با روابط - انواع رابطه
- پیش نیازی و پس نیازی
- تعریف پیش نیازی ها - تعریف پس نیازی ها - سایر جزئیات در ایجاد روابط
- قیدها آشنایی با قیدها - تناقض قیدها و روابط
- مفاهیم Deadline و شناوری
- مفهوم Deadline - مفهوم شناوری
- فعالیت های بحرانی
- فعالیت های بحرانی - محاسبه شناوری
- سفارشی کردن نمای گانت (١)
- ایجاد میله های سفارشی - تعیین ظاهر میله ها
- سفارشی کردن نمای گانت (٢)
- نمای گانت سفارشی - تنظیم واحد زمانی در نمای گانت - درج شکل در نمای گانت - خطوط رهنما
- منابع
- تعریف منابع - تنظیمات منابع
- تخصیص منابع
- تعیین سطح دسترسی منابع - تخصیص منابع به فعالیت ها
- آزمون های عملی
- ۵ - آزمون های تستی
- شامل ۶٠عدد تست
فصل دوم (متوسط)
- کنترل منابع و فعالیت ها
- انواع فعالیت ها
- تعیین نوع فعالیت - کاربرد گزینه Effort Driven - کاهش زمان انجام فعالیت
- تاثیر Task Typeها
- آشنایی با تسطیح منابع
- تسطیح منابع - استراتژی های تسطیح منابع
- مبانی تسطیح منابع
- نحوه تسطیح منابع - تعیین بازه کنترل اضافه تخصیص ها
- تنظیمات Leveling
- تنظیمات Leveling (١) - تنظیمات Leveling (٢) - تنظیمات Leveling (٣) - فیلدهای موثر در تسطیح منابع
- تسطیح دستی منابع
- تسطیح دستی منابع (١) - تسطیح دستی منابع (٢)
- تعریف هزینه ها
- تعریف هزینه ها (١) - تعریف هزینه ها (٢)
- تعیین هزینه های متغیر
- بودجه
- تعریف منابع بودجه ای - تخصیص منابع بودجه ای - مقایسه بودجه و هزینه برنامه ریزی شده
- مرتب سازی فعالیت ها
- گروه بندی فعالیت ها
- گروه بندی فعالیت ها (١) - گروه بندی فعالیت ها (٢)
- فیلتر کردن فعالیت ها
- فیلتر کردن فعالیت ها
- فیلتر کردن فعالیت ها (٢)
- روابط خارجی
- ایجاد روابط خارجی - نمایش روابط خارجی - به روز رسانی روابط خارجی
- آشنایی با زیر پروژه ها
- کار با Baseline
- ذخیره Baseline - نمایش Baseline - به روز رسانی Baseline
- فیلدهای سفارشی
- فیلدهای سفارشی (١) - فیلدهای سفارشی (٢) - فیلدهای سفارشی (٣)
- فرمول نویسی
- تاریخ های شمسی
- نمای Calendar
- کار با نمای Network Diagram
- نمای Network Diagram - چیدمان فعالیت ها در Network Diagram - تعیین فرمت Boxها
- کار با سایر نماها
- نمای Task Usage - نماهای Resource Allocation و Team Planner - سایر نماها
- ایجاد یک نمای جدید
- آزمون های عملی
فصل سوم (پیشرفته)
- جداول
- کار با جداول (١) - کار با جداول (٢) - جداول مربوط به منابع
- مدیریت Objectها
- تنظیم Status Date
- تنظیم خط پیشرفت
- درصدهای پیشرفت برنامه ای
- درصدهای پیشرفت زمانی برنامه ای
- محاسبه درصدهای پیشرفت زمانی برنامه ای - ترسیم نمودار - درصد پیشرفت زمانی
- درصد پیشرفت هزینه ای و فیزیکی
- درصد پیشرفت هزینه ای - درصد پیشرفت فیزیکی
- محاسبه درصدهای پیشرفت برنامه ای
- پیش بینی درصدهای پیشرفت
- پیش بینی درصدهای پیشرفت (١) - پیش بینی درصدهای پیشرفت (٢) - پیش بینی درصدهای پیشرفت (٣)
- فیلدها
- انواع فیلدها - تاثیر فیلدها بر روی یکدیگر
- ثبت اطلاعات واقعی فعالیت ها
- ثبت اطلاعات واقعی فعالیت ها (١) - ثبت اطلاعات واقعی فعالیت ها (٢)
- زمان بندی مجدد فعالیت ها
- ارزش کسب شده پروژه
- ارزش کسب شده پروژه (١) - ارزش کسب شده پروژه (٢)
- محاسبه شاخص های ارزش کسب شده
- محاسبه شاخص های ارزش کسب شده (١) - محاسبه شاخص های ارزش کسب شده (٢)
- گزارش داخلی
- گزارشات داخلی (١) - گزارشات داخلی (٢) - ایجاد گزارش داخلی
- گزارشات خارجی
- ایجاد گزارش سفارشی
- تهیه پرینت
- تنظیمات پرینت
- تنظیمات پرینت (١) - تنظیمات پرینت (٢)
- توابع ریاضی و کاراکتری
- سایر توابع
- سایر توابع
- توابع تبدیلی - توابع نمایشی
- انتقال اطلاعات از سایر نرم افزارها
- ماکروها
- کار با ماکروها - ضبط ماکرو
- آزمون های عملی ، شامل ۶ دوره آزمون
- آزمون های تستی ، شامل ۶٠ عدد تست
