مقاله مدیریت و سرپرستی سازمان
برای ورود به هر مبحثی ابتدا باید تعاریف درستی از آن مبحث ارائه شودتا درک موضوعات مطرح شده برای مخاطب آسان گردد.در رشته مدیریت و سرپرستی سازمان ،باتوجه به عنوان رشته ما با واژه های مدیریت و سازمان سروکارداریم و ابتدا به تعریف سازمان می پردازیم، سازمان محیطی ویا مجموعه ای ست که درآن گروهی از افراد برای رسیدن به هدفی مشترک با هم همکاری می کنند.
سازمان ها سه دسته اند،دسته اول سازمانهای انتفاعی و غیر انتفاعی، دسته دوم سازمانهای تولیدی وخدماتی،دسته سوم سازمانهای دولتی و خصوصی
درسازمانهای انتفاعی هدف کسب سود می باشد؛سازمانهای غیرانتفاعی با هدف های اجتماعی ،فرهنگی،مذهبی تشکیل می شوند.
درسازمانهای تولیدی بااستفاده از مواد خام و اولیه به تولید کالا می پردازند،سازمانهای خدماتی انواع مختلفی از خدمات را به جامعه ارائه می کنند.
سازمانهای دولتی زیرنظردولت فعالیت می کنندو سازمانهای خصوصی توسط افراد،بخش خصوصی( غیردولتی)اداره می شوند.
محیط سازمان به دو گروه داخلی و خارجی تقسیم می شود:
بخش داخلی شامل عواطف ، اعتقادات، منافع اعضای سازمان و منافع ذینفعان می باشد،بخش خارجی را مواد اولیه موردنیاز،منابع مالی،منابع انسانی،اطلاعات وانرژی تشکیل می دهند.
بعد ازآشنایی با سازمان به تعریف مدیریت می پردازیم.مدیریت به معنای ساده یعنی (اداره کردن ).
ودرمعنای پیشرفته مدیریت یعنی برنامه ریزی،سازماندهی،هدایت و کنترل اعضای سازمان برای رسیدن به اهداف سازمان.
مدیران از نظرسطح سازمانی و فعالیت سازمانی به دو گروه تقسیم می شوند:مدیران عملیاتی ومیانی وعالی،مدیران وظیفه ای و عمومی
مدیران عملیاتی مستقیما با خطوط تولید درارتباط هستند.مدیران میانی رایط بین مدیران عملیاتی و مدیران رده بالا(عالی)می باشندومدیران عالی گروهی ازمدیران هستندکه اهداف و استراتژی سازمان را مشخص می کنند.
مدیران وظیفه ای وعمومی هرکدام طیف کاری مربوط به خود را که خاص و عام می باشد انجام می دهند.
هرمدیربرای ایفای نقش خود دارای وظایفی مانندبرنامه ریزی،سازماندهی،هدایت،نظارت،خلاقیت می باشدوبرای انجام وظیفه مدیرتی خودبایددارای مهارتهایی ازقبیل مهارت ادارکی ،انسانی وفنی باشد. درنظریه مدیریت اداری ، هفت اصل مطرح می شود،اصل تقسیم کار،اختیار،انضباط،وحدت فرماندهی وجهت،ترجیح منافع عمومی برمنافع شخصی وجبران خدمات کارکنان. مدیران در راستای رسیدن به اهداف سازمانی باید بتوانند نقشهای مدیریتی را به درستی ایفانمایند.
سیرتحول اندیشه مدیریت شامل نظریه های کلاسیک؛نئوکلاسیک،نگرش کمی مدیریت،اقتضایی ،سیستمی جنبش جدیدروابط انسانی می باشد،برای مثال درنظریه کلاسیک مدیریت علمی،اداری، وبورکراتیک وجود داردکه دربحث مدیریت علمی روابط میان کارگروماشین را به صورت تحلیلی اززمان و ابزار بیان می کند. درمدیریت اداری فعالیتهای سازمان به صورت،فنی،مالی،بازرگانی،امنیتی،حسابداری،مدیریتی می باشد، درمدیریت بورکراتیک،قوانین و مقرارات ،غیرشخصی بودن،ساختارسلسله مراتبی،تعهدبرای کارمادام العمر،منطقی بودن تکیه دارد.
درنظریه نئوکلاسیک (نهضت روابط انسانی) ،مطالعات هاثورن و نگرش رفتاری بیان شده است،درنتیجه گیری مطالعات هاثورن،انسان هابراساس نیازهای اجتماعی خودبرانگیخته می شوند. درنهضت روابط انسانی به شان وجایگاه انسان ،هدفها،مشارکت گروهی وآزادی عمل اشاره دارد. نگرش کمی مدیریت به علم مدیریت،مدیریت عملیاتی وسیستمهای اطلاعاتی مدیریت اشاره دارد.
درنگرش سیستمی نگاهی جامع و کامل به مسائل مدیرتی دارد.سیستم را مجموعه ای ازاجزاکه درتعامل بایکدیگربرای رسیدن به هدفی خاص تعریف کرده اند.سیستم به دو صورت فرعی و بازو بسته می باشدفرعی،اجزائی است که کل سیستم را می سازد،باز،بامحیط بیرونی اطراف خود درارتباط می باشدو بسته ،فاقدارتباطبامحیط بیرونی اطراف خود است. هرسیستمی دارای مرز،بازخوردو هم افزایی است،مرز محیطی که سیستم رااز اطراف خودجدامی کند
بازخورد؛واکنش هایی که سیستم ازمحیط اطراف خوددریافت می کندو هم افزایی،بیان کننده نیروی کل سیستم است که از نیروی هریک از اجزای سیستم بیشترمی باشد. درنگرش اقتضایی،به این نتیجه می رسیم که الگوی ثابت مدیریتی برای تمام موقعیت ها وجوندارد. درفرایندتصمیم گیری ماابتدامسئله را بیان سپس ارزیابی راه حل،انتخاب راه حل،اجرای تصمیم وارزیابی نتیجه را درپیش روداریم.بادونوع تصمیم روبه رو هستیم،برنامه ریزی نشده و برنامه ریزی شده.
برای انجام تصمیمات مدیریتی شرایطی وجود دارد ماننیدشرایط اطمینان،عدم اطمینان ،مخاطره وابهام.درشرایط اطمینان مدیر،برراه حلهاو نتایج آگاهی کامل دارد.درشرایط عدم اطمینان ازسه روش می توان استفاده نمود،روش حداکثر حداکثرها یعنی انتخاب بهترین راه ازمیان بهترین نتایج راه حل های موجود.روش حداکثر حداقل ها یعنی انتخاب بهترین تصمیم ازمیان بدترین راه حلها.سومین روش ارزش موردانتظار با احتمال یکسان،یعنی اتخاذتصمیم وقتی که احتمال وقوع برای شرایط مختلف یکسان فرض شود.
برای تصمیم گیری مدل های مختلفی وجود دارد.مدل درواقع الگویی از واقعیت است که برای تصمیم گیری می توان ازآن استفاده نمود.مدل های تصمیم گیری دونوع هستندمدل کلاسیک،نگرش مدیران را به صورتی عقلایی وعینی بیان می کند.دومین مدل اداری که دارای عقلانیت محدود و رضایتمندی است. برای تصمیم گیری ابزارهای متعددی مثل ماتریس سود،درخت تصمیم و نقطه سربه سر وجود دارد. ماتریس سودکه به آن ماتریس تصمیم گیری نیزمی گویندنتایج دو یاچند راه حل را که ممکن است شرایط متاوتی درآینده داشته باشند را باهم مقایسه می کند.
درتحلیل نقطه سر به سر رابطه میان تولیدو هزینه ودرآمدناشی ازآن در سازمان که نشان دهنده سطح تولید درآمدها و هزینه ها ی آن سازمان می باشد. درخت تصمیم به صورت ترسیمی نتایج منطقی هزینه ها و راه حل های مورنیاز را نشان می دهد. تصمیم گیری گروهی نوع دیگری از تصمیم گیریست که راه حل هاو اطلاعات بیشتری را فراهم می کند.این نوع تصمیم گیری معایبی نیزداردمانندصرف وقت بیشتر،تسلط اقلیت،فشاربرای هماهنگی ،مسئولیت مبهم.
فنون تصمیم گیری 4قسم می باشدفطوفان مغزی که درآن باکمترین فشارباایجاد خلاقیت به راه حل موردنظر می رسیم.گروه اسمی که درآن از افرادصاحب نظربرای ارائه راه حل مشورت گرفته می شود.فن دلفی که درآن بااستفاده از پرسشنامه درموردمسئله ای خاص از افرادمجرب نظرخواهی می گردد.ملاقات الکترونیکی که درآن بااستفاده از کامپیوتر افراد برای ارائه راه حل باهم مرتبط می شوند.
هرسازمان برای رسیدن به اهداف موردنظر باتوجه به ماموریت سازمانی برنامه ریزی خاصی را ترتیب می دهد.ماموریت سازمانی شامل اهداف بلندمدت است برنامه ریزی شامل دونوع برنامه ریزی رسمی و غیررسمی و دارای چهار بعد،سطح ،زمان ،قلمرو و استمرار می باشد.مسئولیت برنامه ریزی به عهده متخصصان برنامه ریزی ،گروه ضربت وخودمدیران می باشدوابزارهای آن پیش بینی و جدول زمانی است،پیش بینی هابه صورت فنی ،رونداجتماعی ،اقتصادی وفروش می باشدو درقسمت نمودار،ازفن بازنگری وارزیابی پرت و نمودارگانت استفاده می شود.
ازنمودارگانت برای برنامه ریزی درپروژه استفاده می کنیم.ازفن ارزیابی پرت برای مشخص کردن توالی فعالیتهای مورد نیاز برای انجام پروژه استفاده می کنیم. برای رسیدن به برنامه های تعیین شده هرسازمان دارای خط مشی مخصوص به خود است که دارای ویژگی های مانندصراحت ووضوح،قابلیت اجراءوانعطاف،جامعیت ،هماهنگی و...می باشدکه مدون و مکتوب است.خط مشی هابه سه قسمت اساسی، کلی و واحدی تقسیم می شوند. مدیران برای هماهنگی وتقسیم فعالیتهای اعضای سازمان ساختارسازمانی را ایجاد می کنند؛هرساختاری سازمانی دارای اهدافی مانندجهت دادن اطلاعات به سمت مدیران،تفویض اختیاربرای تصمیم گیری وکنترل روابط میان واحدهای کاری می باشد.ساختارسازمانی به دو صورت رسمی و غیررسمی است،درحالت رسمی دارای اهداف آرمانی،ماهیت غیرشخصی،روابط به صورت مکتوب و مدون است،درحالت غیررسمی،دارای حالت واقعی، شخصی، روابط سازمانی شفاف و مشخص بیان می شود.
سازمانها دارای انواعی ازنمودارها به صورت هرمی ،دایره ای،افقی می باشد.ازنمودارهامی توان برای شناساندن ساختارسازمانی،شرح مشاغل،تعیین مشخصات مدیریت ونیازهای آموزشی استفاده نمود،درواقع نمودارراهنمای افراد خارج ازسازمان برای آشنایی با سازمان کاربرد دارد.
درکنارمزیت های نمودارها،محدودیت هایی مانندنمایش ساختاررسمی سازمان،آسیب پذیربودن درمقابل تغییرات سازمانی،نمایش الگویی ایستا از فعالیت های پویای سازمان،نمایش نموداررسمی از روابط که مانع از بروزارتباطات شخصی بین اعضای سازمان می شود. درهرسازمانی برای دسته بندی و گروه بندی مشاغل وفعالیتهاعملی به نام واحدسازی انجام می گیرد. واحدسازی چندگروه هستند:واحدسازی وظیفه ای،واحدسازی براساس محصول،واحدسازی جغرافیای،واحدسازی برمبنای مشتری،واحدسازی برمبنای فرایند تولید،واحدسازی برمبنای پروژه.
درواحدسازی وظیفه ای مشاغل براساس مهارت ووظیفه گروه بندی می شوندمانندبازاریابی،عملیات
مزایای واحدسازی وظیفه ای ،ارائه روش منطقی،ایجاداطمینان،تخصصی،آموزش آسان،ازمعایب آن می توان به واحدسازی برمبنای اهداف کلی،عدم تطبیق سازمان باتغییرات محیط،محدودیت تخصصهااشاره کرد.
درواحدسازی برمبنای محصول ،مشاغل براساس کالا و خدمات گروه بندی می شوند،ازمزایای واحدسازی برمبنای محصول:سرمایه تخصیصی،حداکثراستفاده از مهارت منابع انسانی،هماهنگی میان فعالیتهای وظیفه ای،آموزش مدیران و تنوع تولیدات و ارائه خدمات.ازمعایب این واحدسازی می توان به استخدام افرادمتخصص به تعدادزیاد،هزینه بر،عدم کنترل لازم از طرف مدیر،تمرکزکارکنان فقط برحیطه عملیاتی خودمی توان اشاره کرد.
درواحدسازی جغرافیایی مشاغل براساس منطقه فعالیت سازمان و حوزه بازارمنطقه گروه بندی می شود.ازمزایای این گروه بندی :تشریک مساعی برای تصمیم گیری،استخدام افرادبومی،ارتباط مردمی،پاسخگویی سریع.وازمعایب آن می توان به کمبودنیروی کارآمد،خدمات تکراری درمنطقه،عدم کنترل مدیریت برفعالیت ها اشاره نمود.
درواحدسازی برمبنای محصول،مشاغل و فعالیت ها براساس ارباب رجوع گروه بندی می شود.
ازمزایای این گروه بندی :مزیت اقتصادی،فناوری تخصصی،مهارتهای ویژه.ازمعایب این نوع گروه بندی عدم هماهنگی عملیات،نیازبه مدیران و کارکنان ماهر.
درواحدسازی برمبنای فرآیندتولید، مشاغل و فعایت ها براساس فرایندتولیدمحصولات و خدمات گروه بندی می شود.ازمزایای آن می توان به مزیت اقتصادی،فناوری تخصصی،مهارتهای ویژه وازمعایب آن می توان به عدم هماهنگی واحدها،مسئولیت سوددهی بامدیران اشاره نمود.
درواحدسازی برمبنای پروژه،مشاغل و فعالیت ها یراساس هدف و ماموریت های سازمان درقالب پروژه و برنامه های طراحی و گروه بندی می شود.
سازمان برمبنای وظیفه و سازمان برمبنای پروژه سازمان های ماتریسی را به وجود می آورند.
سازمانهای ویژه و موقت برای رسیدن به هدفهایی ویژه ای تشکیل و دارای قواعدوقوانین خاصی نیستندوازنظرحیطه نظارت افراد به طورمستقیم به یک مدیرگزارش می دهند.عواملی متعددی بر حیطه نظارت اثردارند مانند:پیچیدگی و استاندارد کردن کار،محل کاروسطح مهارت کارکنان،فعالیتهای غیرسرپرستی،اولویت های شخصی.
زنجیره فرماندهی بردواصل استوار است،اصل وحدت فرماندهی ،اصل سلسله مراتبی
درهرسازمانی مسئله تمرکزوعدم تمرکز مطرح می باشدکه درآن تمرکزبه معنای تجمع اختیارات درسطوح عالی سازمان است و عدم تمرکز به معنای تفویض اختیاربه سطوح پائین تر ومیانی مدیریت می باشد.عواملی که منجربه عدم تمرکزمی شودعبارتنداز:اندازه سازمان،مشتریان،تجانس خط تولید
قدرت راتوانایی اعمال نفوذبردیگران تعریف کرده اندبه طوریکه مطابق باخواست صاحب قدرت رفتارکنند.قدرت دارای منابعی است مانند:قدرت پاداش،قانونی،اجبار،تخصص،مرجع.پیروتعریف قدرت تعریفی ازاختیاروجود داردوآن حقی است که به پستی داده می شود برای اتخاذتصمیمات ازادارک خوداستفاده نموده تابتواند تاثیرلازم را بردیگران بگذارد.
اختیاردارای دو نظریه به نام های نظریه کلاسیک،نظریه پذیرش اختیار می باشد.ودارای اصولی به صورت واگذاری نسبی،عدم سلب مسئولیت یاواگذاری اختیار،قابل فسخ بودن اختیار،اختیارتوام بانظارت،حفظ تناسب میان اختیارومسئولیت.
واگذاری اختیارداری مزایایی ازقبیل ؛انجام کارهای مدیریتی بافرصت بیشتر ،اتخاذتصمیمات معتبر،سرعت بخشیدن به تصمیمات مدیریتی.
انجام هرعملی نیازمندانگیزه لازم است،انگیزش تاثیریست که باعث تقویت و بروزرفتاری خاص درفرد می شود.درمدیریت نظریه های متعددی وجود داردازقبیل؛نظریه ای.آر.جی،که درآن سه نیاز زیستی،تعلق ورشد بیان می شود.نظریه انتظارکه ارزش مورانتظاربرای رفتاری خاص است،نظریه تعیین هدف که درآن افرادباتوجه به هدف ازپیش تعیین شده رفتارمی کنند.
برای برانگیختن اعضای سازمان راهبردهای متعددی وجود داردمثل؛ارتباط مدیریتی،نظریه X,Y،طراحی شغل،نظریه تقویت،محرکهای پولی وغیرپولی.
درپیوستاررهبری ،مدیرتصمیم میگیرد،آن را به اعضاءمی قبولاند،مدیرسوال وفکررامطرح میکند،مدیرمسئله را مطرح ودرنهایت تصمیم میگیرد،درچرخه زندگی هرسی وبلانچارد ،چهارسبک زندگی وجود دارد،سبک آمرانه،متقاعدکننده،مشارکتی ،تفویضی.
درسبک آمرانه مدیرمی گویدچه وقت کجاچه وظیفه ای انجام گیرد.درسبک متقاعدکننده رهبرهم رفتارآمرانه و هم رفتارحمایت کننده دارد.درسبک مشارکتی،رهبربامشورت ومشارکت اعضاتصمیم گیری میکند.درسبک تفویضی رهبرهیچ دستوروبخشنامه برای انجام کارها به کارکنان ابلاغ نمی نماید.درنظریه بلانچاردازبلوغ به عنوان توانایی وتمایل افرادبرای قبول مسئولیت درهدایت رفتارخود،
دونوع بلوغ وجود داردبلوغ شغلی ،بلوغ روانی.وچهارسطح دارد؛درسطح اول افراد نه می خواهند ونه می توانندکارها را انجام دهند.درسطح دوم افرادتمایل دارند ،اما توانایی انجام امورادندارند،درسطح سوم افرادتوانایی دارند اما تمایل پیروی از دستورات رهبررادارند.درسطح چهارم افرادهم تمایل و هم توانایی انجام امورخواسته شده را دارند. درنظریه جایگزین های رهبری افرادبه دلیل تعدادی ویژگی های خاص فردی مانند؛توانایی ،تجربه،آموزش و دانش می توانندبر تصمیمات مدیریتی اثرگذارشوند.
هرسازمانی برای استفاده از نظریه جایگزین های رهبری به ویژگی هایی نظیرهدف و برنامه روشن،قاون و مقررات،گروه های کاری منسجم،ساختاردقیق و...نیازدارد.
دلایلی برای ارتباط موثرمدیران وجودداردکه مدیربه وسیله ی آنهاوظایف مدیریتی مانند برنامه ریزی،سازماندهی،هدایت ،نظارت را انجام می دهدوازطریق این ارتباط مدیران وظایف هماهنگی را انجام می دهند.
ارتباطات راارسال پیام توسط فردیاافرادی به کسانی که استنباط مشترکی ازپیام دارند،تعریف کرده اند.
هرپیام سه بخش دارد؛فرسنده یارمزگذار(فردی که شروع کننده ارتباط است واطلاعات را به رمزدرآورده تابتواند آن را بین افرادی مبادله کند)پیام(اطلاعات رمزگذاری شده که فرستنده می خواهد آن را مبادله کند)گیرنه یا رمزگشا(کسی که پیام را ازحالت رمزخارج و اطلاعات موردنظر را ازفرستنده دریافت می کند.
ارتباطات سازمانی به دوصورت رسمی و غیر رسمی است.درنوع اول ارتباطات درنمودار سازمانی نشان داده می شود؛درنوع دوم روابط خارج از نمودار و به صورت شخصی می باشد.
ارتباطات سازمانی به صورت ازبالا به پائین ازسطوح بالای سلسله مراتب به سمت پائین می باشد.وارتباطات سازمانی به صورت ازپائین به بالا ازسطوح پائین سلسله مراتب سازمانی به سمت بالا جریان دارد.ارتباطات افقی که درعرض سازمان اتفاق می افتد.
ارتباطات از بالا به پائین کاربردهای متفاوتی دارد؛روشن شدن ماموریت سازمان،آموزش کارکنان،تعیین منطق شغلی،شرح قوانین و مقررات،تهیه بازخورد و مطلع کردن کارکنان ازآن،تبادل اطلاعات درمورد محیط سازمانی،
ارتباطات ازپائین به بالا کاربردهایی داردمانند:جمع آوری اطلاعات،فرصت دادن به کارکنان برای بیان اعتراضات،فرصت برای پرسش،ایجاد بازخورد،ارائه اطلاعات درموردکارها.
ازکاربردهای ارتباطات افقی می توان به هماهنگ کردن فعالیتها،تبادل اطلاعات،حل مسائل،ایجاد تفاهم،به حداقل رساندن اختلاف.
دونوع شبکه در هرسازمانی وجود دارد،شبکه متمرکزو شبکه غیرمتمرکز،درنوع اول کارکنان بایدمسائل آسان را به سرعت وکارایی حل وفصل کنند.درنوع دوم مسائل پیچیده را بایدباکارایی درون گروهی حل وفصل کنند.
درسازمانها یکسری ارتباطات سازمانی غیررسمی وجود دارد که داخل نمودار سازمانی نشان داده نمی شودوارتباطات به صورت شخصی است که به آن ارتباطات شاخه انگوری می گویند.سه خصوصیت برای این ارتباطات عنوان شده است ،این نوع ارتباطات بدون نظم و به طورناگهانی حادث می شوند،مدیریت بر روی آن کنترلی ندارند؛منافع افراد درون شبکه درارائه خدمات لحاظ می گردد.
درخت انگوری چهارنوع شبکه به نام های رشته ای ،تابشی ،تصادفی ،خوشه ای دارد. درشبکه تابشی اخبرابه طورغیررسمی به صورت توالی پشت هم به افراد مختلفی پخش می کردد.درتابشی افرادی درسازمان به طورغیر رسمی اخبار را به گروهی می رسانند.درشبکه تصادفی اخبار به طور غیر رسمی و به صورت تصادفی به افرادی مختلفی رسانده می شود.ودر شبکه خوشه ای افراد درون سازمان به طور غیررسمی اخبار را به افرادمشخصی می رسانند وآنها نیز به افراددیگری به صورت خوشه ای اخبار را انتقال می دهند.
