مقاله مدیریت پروژه
"مدیریت پروژه" تخصیص، پیگیری و کاربرد منابع برای رسیدن به اهداف مشخص در یک دوره زمانی خاص است. یک مدیر پروژه باید بتواند مفاهیم و ایده های مبهم مدیریت های ارشد را به یک سیستم محاسباتی و قابل اطمینان بدل سازد. به طور کلی فرآیند مدیریت پروژه شامل تعریف و سازماندهی پروژه (تعریف اهداف پروژه و منابع لازم)، برنامه ریزی پروژه، مدیریت اجرای پروژه، و اختتام آن (تجزیه و تحلیلی دستاوردها و تجربیات پروژه) است. ولی این فرآیند خطی نیست بلکه پر از حلقه هاو فرصت های بازخورد (feedback loops and opportunities) است.
نقش آفرینان پروژه شامل حامیان پروژه (جهت تامین منابع و ارتباط موثر با رییس سازمان)، مدیر پروژه ( جهت اطمینان از رسیدن اهداف پروژه مطابق زمان و بودجه)، سرپرست پروژه (به عنوان یک آغازگر، الگو، مذاکره کننده، شنونده و مربی) و اعضای گروه ( دارای مهارت از نظر فنی، حل مسایل، روابط پرسنلی و سازمانی) هستند. در گروه پروژه، هر کدام از اعضا باید بتوانند اهداف کاری پروژه را بیان کند(اهداف شفاف باشند)،که این در سنجش عملکرد مشخص می شود.
وجود جو حمایتی در گروه ، نظام پاداش دهی مناسب و توازن میان اهداف گروه و سازمان از جمله نکات موثر بر کارآمدی گروه پروژه است. در گروه پروزه تصمیم گیری به شکل های: رای اکثریت، اتفاق نظر عمومی، تصمیم گیری توسط یک گروه کوچک، یا توسط سرپرست با کسب نظر افراد انجام میشود. مستندسازی این تصمیمات در قالب خلاصه مذاکرات/جلسات ضروری است. در این راستا استفاده از تکنولوژی ارتباطات در بین اعضای گروه پروژه ضروری است.
از مهمترین مراحل مدیریت پروژه، ایجاد ساختار تقسیم بندی فعالیت ها (work break structure) یا تجزیه پروژه به وظائف کوچک تر ، و برآورد زمان و افراد مسوول انجام است. در زمانبندی پروژه با بررسی گلوگاه ها از نمودارهای گانت و پرت و تحلیل مسیر بحرانی برای هر چه دقیق تر کردن زمانبندی بهره گرفته میشود. به طور کلی روابط میان فعالیت ها به چهار گونه ی: پایان به اغاز، آغاز به آغاز، پایان به پایان و آغاز به پایان است.
اما هر پروژه همیشه در معرض ریسک است، از این رو شناسایی این ریسک ها و اولویت بندی آن ها، تلاش در کمینه کردن آن ها، و برنامه ریزی رویدادهای احتمالی ضروری می نماید. ریسک ها شامل ریسک منابع انسانی، منابع مالی، تدارکات، و کیفیت است. آماده سازی سازمان و ایجاد فرهنگ مدیریت ریسک برای افزایش توجه خاص به ریسک و اقدام به شناسایی ریسک های نظری و عملی توسط تمام نیروهای انسانی سازمان، به کارآمدی پروژه می افزاید.
شایان ذکر است که جلسه آغازگر پروژه و تشریح منشور پروژه، اهمیت زیادی در ایجاد تعهد گروهی دارد. به طور کلی پس از برنامه ریزی پروژه، در حین اجرا هدایت و برنامه ریزی توسط مدیر پروژه انجام می گیرد. و در مرحله ی پایانی پروژه ، پروژه ارزیابی شده، مستندات تکمیل شده، و جلساتی برای انتقال تجربیات و جشن پایان پروژه برگزار می گردد.
