فنون تصمیم‌گیری گروهی
با توجه به رشد روزافزون علم و آموزشهای کوتاه مدت، مرکز توسعه آموزشهای مجازی پارس با هدف بالا بردن سطح علمی و کمک به تحقق این امر مقاله فنون تصمیم‌گیری گروهی را طراحی و در دسترس علاقمندان قرار داده است.
فنون تصمیم‌گیری گروهی
اولین مساله‌ای که در یک کار گروهی و تیمی باید بدان توجه شود، توجه به این موضوع است که تصمیم‌گیری‌ها چگونه توسط گروه و اعضای آن گرفته می‌شود. در این نوشتار به بررسی چهار نوع متفاوت تصمیم‌گیری پرداخته می‌شود.
بررسی اجمالی
در یک محل کار، تصمیم‌گیری یک فرآیند بنیادین به شمار می‌آید. فرآیند‌های تصمیم‌گیری غیرکارآمد و نامناسب می‌تواند منجر به افزایش سطح استرس و نگرش منفی شوند؛ همچنین در بلندمدت موجب از بین رفتن توانایی عملکرد موثر و هماهنگ تیم خواهد شد. پیش از بحث در مورد نقاط قوت و ضعف هر یک از چهار نوع مختلف تصمیم‌گیری، ابتدا باید به این موضوع توجه کرد که فارغ از نوع آن، یک تیم نباید فقط از یک راه تصمیم‌گیری بهره‌گیری کند. برخی از تصمیم‌گیری‌ها همه اعضای گروه را درگیر کرده درحالی‌که بعضی از تصمیم‌گیری‌ها این چنین نیست. گروه‌ها باید براساس زمان و چگونگی تصمیم‌گیری، نوع تصمیم‌گیری اتخاذ شده را انتخاب کنند.
به‌عنوان شروع انواع تصمیم‌گیری‌های زیر را در نظر بگیرید.
تصمیماتی که:
تمامی اعضای گروه را تحت تاثیر قرار می‌دهد (به‌عنوان: مثال سیاست‌های محل کار، برخی فرآیند‌های داخلی، مسائل سازمانی بزرگ‌تر، برخی از تخصیص وظیفه‌های کارگروه، ضرب‌الاجل‌ها و…)
تنها زیرمجموعه‌ای از اعضای گروه را تحت تاثیر قرار می‌دهد (به‌عنوان مثال: برخی از تصمیم‌گیری‌های خاص پروژه)
تنها یک نفر را تحت تاثیر قرار می‌دهد (به‌عنوان مثال: تصمیمات روزمره و همیشگی کار)
تنها تحت اختیار رئیس گروه است (به‌عنوان مثال: حقوق، ارزیابی عملکرد و…)
البته بدون شک می‌توان موارد و انواع دیگری از تصمیم‌گیری را نیز نام برد.
حالت‌های تصمیم‌گیری
چهار حالت عمده تصمیم‌گیری وجود دارد:
• استبدادی
• دموکراتیک
• متفق القول
• توافق عام
که هر یک دارای مزایا و مضراتی هستند.
استبدادی (یا تصمیم‌گیرنده واحد): تصمیمات استبدادی توسط فرد واحد که اغلب نقش رهبر یا رئیس گروه را برعهده دارد، گرفته می‌شود. متاسفانه واژه «استبدادی» برای این تصمیم‌گیری، نوعی مفهوم منفی و تحمیل حاکمیت را القا می‌کند؛ از این رو ما واژه «تصمیم فردمحور» را پیشنهاد می‌دهیم.
مزایا: این نوع تصمیم‌گیری در اکثر مواقع سریعتر از انواع دیگر خواهد بود؛ چراکه در آن نیازی به رایزنی و مشاوره با سایر افراد گروه که ممکن است منجر به کاهش سرعت تصمیم‌گیری شود، نیست.
مضرات: هنگامی که بیشتر تصمیمات توسط یک فرد صورت گیرد، (به‌عنوان مثال توسط رئیس گروه) می‌تواند منجر به کاهش سطح کیفی تصمیمات شود که خود منجر به هزینه‌ها و صدمات بسیار و احساس نارضایتی اعضایی از گروه که تمایل به مشارکت در تصمیم‌گیری‌ها دارند، می‌شود.
این نوع تصمیم‌گیری زمانی مناسب خواهد بود که: تصمیم‌گیری مذکور تنها یک یا تعداد معدودی از اعضای گروه را تحت تاثیر قرار داده، زمانی که گروه نیازمند تصمیم‌گیری فوری باشد یا هزینه‌های مورد نیاز به‌منظور مشاوره و نظرخواهی بیش از اهمیت موضوع تصمیم‌گیری یا زمانی که تصمیم‌گیرنده یک «متخصص شناخته شده» در زمینه تصمیم‌گیری باشد.
دموکراتیک: دومین نوع تصمیم‌گیری نظر اکثریت را در برمی‌گیرد. این نوع تصمیم‌گیری براساس رای‌گیری‌های رسمی یا غیررسمی، معمولا توسط یک بحث باز که در آن جوانب مثبت و منفی موقعیت‌های مختلف مورد بحث قرار می‌گیرد، اتخاذ می‌شود.
مزایا: نسبت به تصمیم‌گیری متفق القول به زمان کمتری احتیاج دارد. بستر مناسبی برای طرح دیدگاه‌های مختلف است، در نتیجه شانس بی توجهی به موارد مهم را کاهش خواهد داد؛ همچنین حس مشارکت در فعالیت‌های گروهی را فراهم خواهد کرد.
مضرات: ایجاد یک حالت برد-باخت برای افرادی که در رای گیری و نظرخواهی شرکت می‌کنند. تنها با 51 درصد آرا تصمیمی اتخاذ خواهد شد، که این خود موجب نارضایتی 49 درصد اعضا خواهد شد؛ همچنین از آنجا که این نوع رای گیری همه را درگیر خواهد کرد، افرادی را که مشمول نتایج تصمیم‌گیری نمی‌شوند یا از آن مهم‌تر، صلاحیت علمی در رای‌گیری را ندارند، درگیر خواهد کرد.
زمانی مناسب خواهد بود که: اعضایی که رأی آنها در تصمیم‌گیری شکست خورده، در اجرای آن نقشی نداشته باشند؛ از این رو احتمال کارشکنی کاهش خواهد یافت و یا زمانی که به طرح ایده‌ها و نظرات مختلف احتیاج باشد.
متفق القول: این نوع تصمیم تنها در صورتی گرفته می‌شود که تمامی افراد موافق باشند؛ به طوری که چنانچه تنها یک نفر موافق نباشد، تصمیم با شکست روبه‌رو خواهد شد. مانند فرآیند‌های دموکراتیک، تصمیم‌گیری با بحث حول ایده‌های مختلف همراه خواهد بود.
مزایا: از آنجا که این تصمیم با اتفاق نظر کلیه اعضا اتخاذ شده است، پشتیبانی و حمایت بیشتری نسبت به سایر انواع تصمیم‌گیری به همراه خواهد داشت.
مضرات: رسیدن به توافق صددرصدی حول یک موضوع بسیار سخت است. می‌تواند منجر به تحت فشار قرار گرفتن تعدادی از اعضا به‌منظور همراهی با رای اکثریت شود. حتی یک تصمیم متفق‌القول هم می‌تواند تصمیمی اشتباه باشد. از آنجا که حتی یک رای مخالف منجر به رد تصمیم خواهد شد، بسیار وقت‌گیر خواهد بود.
زمانی مناسب خواهد بود که: زمان موضوعیت نداشته باشد و زمانی که تصمیم مورد نظر یا برای تک‌تک اعضا بسیار مهم و تاثیرگذار بوده یا برای هیچ‌یک از اعضا اهمیت زیادی نداشته باشد.
توافق عام
توافق عام احتمالا پیچیده‌ترین حالت تصمیم‌گیری است. در این حالت، گروه سعی دارد به تصمیمی توافقی دست پیدا کند، درحالی که امکان دارد تمامی اعضا موافق تصمیم مذکور بوده یا اینکه تعدادی از اعضا صرفا به صورت توافقی با آن کنار آمده باشند درحالی‌که انتخاب مورد نظر آنها، کاملا متفاوت باشد. برخی این نوع تصمیم‌گیری را این‌گونه توصیف می‌کنند: «هر فرد می‌تواند با تصمیم اتخاذ شده کنار بیاید». این گونه تصمیم‌گیری با تصمیم‌گیری دموکراتیک متفاوت است؛ چراکه در آن سعی بر آن است که نظرات مخالف حذف شود. تصمیم‌گیری توافق عام همواره با مذاکرات، مصالحه و بحث‌های بسیاری همراه خواهد بود.
مزایا: گفته می‌شود تصمیم‌گیری توافق عام از کیفیت تصمیم‌گیری بالایی برخوردار خواهد بود؛ به طوری که در مقایسه با روش‌های دیگر عادلانه‌تر خواهد بود.
مضرات: می‌تواند فرآیندی خسته‌کننده باشد؛ همچنین از آنجا که بحث و مذاکره به‌منظور اتخاذ بهترین تصمیم، زمان زیادی می‌طلبد، وقت‌گیر خواهد بود. بنابراین دارا بودن مهارت‌های فردی و آموزش دیدن به‌منظور افزایش قابلیت‌های ارتباطی برای متقاعد کردن افراد از ملزومات شرکت در این نوع تصمیم‌گیری برای افراد گروه است.
زمانی مناسب خواهد بود که: تعهد به تصمیم از اهمیت بالایی برخوردار باشد؛ همچنین زمان موضوعیت نداشته باشد. در مواقعی که اعضای گروه مهارت‌های ضروری انجام فرآیند تصمیم‌گیری را به درستی داشته باشند؛ همچنین زمانی که موضوع مورد بحث و تصمیم‌گیری از موارد مورد توجه و علاقه تمامی افراد گروه باشد(با توجه به صرف زمان مورد نیاز)
نتیجه
برخلاف آنچه ممکن است ابتدا برداشت شود، هیچ‌یک از انواع تصمیم‌گیری به‌طور کلی ارجحیتی نسبت به دیگری ندارد؛ به دیگر سخن در موقعیت‌های مختلف باید به‌طور خاص بررسی شود که به‌عنوان مثال آیا لازم است که در زمینه انتخاب محل احداث کولر به تصمیم‌گیری اتفاق آرا برسیم یا فرد تصمیم‌گیرنده از اهمیت بیشتری برخوردار است؟ هیچ‌یک از انواع تصمیم‌گیری، تصمیمی درست را ضمانت نخواهد کرد؛ اگرچه هرچه افراد درگیر در تصمیم‌گیری بیشتر باشد، توجه به گزینه‌های مختلف و در نتیجه دستیابی به تصمیمی بهتر محتمل‌تر خواهد بود. فارغ از نوع تصمیم‌گیری، یک تصمیم درست باید براساس موارد زیر باشد:
• افراد به راحتی تسلیم نظر دیگری نشوند و به نظرات سایرین توجه داشته باشند.
• افراد آگاه و با تجربه و مشتاق در زمینه موضوع تصمیم‌گیری، شرکت داشته باشند؛ چراکه گاهی اوقات شرکت افراد ناآگاه، عملا موجب تاثیرات منفی و معکوس خواهد شد.
• جو موجود به صورتی باشد که موضوعات و ایده‌ها بدون ترس و واهمه از تلافی و خجالت مطرح شود.
• با اتفاق آرای اعضای گروه، مشخص شود که چه نوع و چه موقع کدام نوع تصمیم‌گیری اتخاذ شود.
• مدیران زمان و موضوع تصمیم‌گیری را خیلی واضح مطرح کرده و هیچ ابایی در انتخاب نوع تصمیم‌گیری نداشته باشد.
• باید به یاد داشته باشیم که یک تصمیم‌گیری مناسب، تصمیمی است که نوع آن با توجه به اهمیت موضوع، محدودیت زمانی و موقعیت اتخاذ شود.
مقاله فنون تصمیم‌گیری گروهی توسط کارشناسان واحد تحقیق و توسعه مرکز آموزش مجازی پارس تدوین گردیده است.
منبع : مقالات منتخب مدیریت و بازاریابی
