مقاله مدیریت و سرپرستی سازمان
مقاله ای که در زیر مطالعه میکنید با عنوان مدیریت و سرپرستی سازمان از مرکز آموزش مجازی پارس گردآوری و ارائه شده است.
مدیریت واهمیت آن در جوامع امروزی
مدیریت فرآیندی است که در آن مدیران با به کارگیری موثر و کارامد منابع سازمانی از طریق برنامه ریزی , سازماندهی , هدایت , بسیج منابع و کنترل سازمان را در راستای اهداف هدایت می کنند .مدیریت از دیر باز در فعالیت های انسان وجود داشته البته نه به اندازه و اهمیتی که در حال حاضروجود دارد.انسان برای انجام هر فعالیتی باید از عوامل زیادی بهره ببرد اما این عوامل به خودی خود موجب نیل به هدف نمی شود چون این عوامل باید با یکدیگر هماهنگ باشند و یک مجموعه ی یکپارچه را تشکیل دهند تا بتوانند به هدف خود برسند اما این هماهنگی نیز به خودی خود به دست نمی اید . در اینجاست که ما به اهمیت مدیریت پی می بریم. هیچ مجموعه ای نمی تواند بدون رهبری و مدیریت به هدف خود دست یابد و اگر دست یابد به طور اتفاقی بوده و قابل تکرار نمی باشد در نتیجه هر سازمان و گروهی به مدیریت و رهبری کارآمدی احتیاج دارد.
سازماندهی
در سازماندهی وظایف، اختیارات و مسئولیت های واحدها و پست های مشخص و نحوه هماهنگی و ارتباط بین آنها معین میشود. به کمک سازماندهی است که هدفها شکسته شده و تحقق آنها میسر می شود. سازماندهی فعالیتی مستمر و مداوم است از این رو آن را سازماندهی مجدد یا فرایند انتخاب دائم نام نهاده اند.
مبانی سازماندهی
قبل از هر چیز باید تأكید كرد كه در سازماندهی هیچ طریقی به عنوان بهترین راه وجود ندارد كه در تمام سازمانها یا موقعیتها عملی باشد. الگویی كه برای سازماندهی بكار می رود به موقعیت ها و همچنین به اعتقادات مدیرانی بستگی دارد كه تصور می كنند الگوی خاصی در وضعیت یا موقعیت معین، آنها را یاری خواهد كرد.
طرح كلاسیك سازماندهی از زمانی كه مدیریت به عنوان یك رشته در دانشگاه ها مورد توجه واقع شد وجود داشته است. طرح كلاسیك عبارت است از یك ساختار سازمانی دارای نظام سلسله مراتب رئیس و مرئوس به شكل هرم كه در واقع سیستم پیچیده ای از مكانیزمهای مختلف، قوانین و مقررات و روشهاست. این سیستم ماهیتاً دارای نظم و انضباط است و مسوولیتهای افراد برحسب مقامشان در سلسله مراتب سازمانی معین شده است.
در سال های اخیر نوع جدیدی از سازماندهی مورد نظر قرار گرفته است كه در آن حداقل تقسیم وظایف بطور رسمی دیده می شود و بیشتر ماهیت غیررسمی دارد.
سازماندهی‌ها بر مبنای روش‌های سنتی
1. سازماندهی بر مبنای وظیفه: این روش واحدهای سازمانی را بر مبنای وظایف سازمان طراحی و ایجاد می‌کنند.
مزایا: بازدهی سازمان را در امور یکنواخت و تکراری بالا می‌برد، به توان و کارایی واحدهای تخصصی مختلف توجه میشود، به دلیل تثبیت وظایف و معین بودن شیوه انجام کار، آموزش نیروی انسانی آسان‌تر و کم هزینه است و می‌توان نیروی عادی را به کار گرفت.
معایب: از آنجا که واحدهای مختلف مکمل یکدیگرند و انجام یک کار مستلزم انجام کار سایر واحدها می‌باشد ارزیابی بسیار دشوار خواهد بود.
2. سازماندهی بر مبنای محصول: در این روش واحدهای سازمانی را بر مبنای انواع محصولات و خدمات سازمان طراحی و ایجاد می‌کنند و حتی گاهی اوقات وظیفه بازاریابی و فروش آن محصول را بر عهده می‌گیرد.
مزایا: باتوجه به مشخص‌بودن حوزه فعالیت، استقلال نسبی مدیران حفظ میشود، معطوف شدن توجه مدیران به یک واحد معین، تلاششان به سودآوری واحد برمی‌گردد و عملکرد آنها قابل ارزیابی است، زمینه مناسبی برای پرورش مدیران و آموزش عملی آنها محسوب میشود.
معایب: افزایش تعداد واحدو در نتیجه نیاز به سرپرستان و مدیران کل، ارائه تعداد خدمات تخصصی به صورت متمرکز کاهش می‌یابد، ایجاد هماهنگی میان واحدهای تولیدی در کل سازمان دشوار میشود.
3. سازماندهی بر مبنای فراگرد: فعالیت‌های سازمان را با توجه به فراگرد تولید یا وسایل مورد نیاز برای تولید دسته‌بندی می‌کنند. استفاده از این شیوه سازماندهی به ماهیت وسایل مورد استفاده و همچنین مزایای اقتصادی استفاده از این طرح بستگی دارد.
4. سازماندهی بر مبنای ناحیه جغرافیایی: استفاده از این سازماندهی برای سازمان‌هایی که از نظرمکانی در یک جا متمرکز نیستند اهمیت دارد، در این روش فعالیت‌های سازمان در هر منطقه یا ناحیه گروه‌بندی می‌گردد و تحت نظارت یک مدیر قرار می‌گیرند.
مزایا: سطح مسئولیت‌ها پایین نگه داشته میشود، بر مسائل و مشکلا ت محلی تاکید میشود، موجب بهبود هماهنگی فعالیت‌ها میشود، شرایط مطلوبی برای کارآموزی مدیران کل و افزایش تجارب.
معایب: افزایش تعداد نیروی انسانی ماهر برای انتصاب در سطوح مدیریتی، کاهش ارائه خدمات متمرکز و باصرفه، دشوار شدن کنترل امور توسط مدیران عالی.
5. سازماندهی بر مبنای نوع مشتری: مبانی اصلی دسته‌بندی فعالیت‌ها در این نوع سازماندهی مشتری است که با توجه به نوع فعالیت‌های سازمان شناسایی میشود.
مزایا: بر نیاز مشتریان تاکید میشود، مشتریان رضایت بیشتری دارند، مهارت کارکنان در برخورد مؤثر با مشتریان افزایش می‌یابد.
معایب: تنوع مشتریان و خواسته‌های آنان و دشواری پاسخگویی به آنان، نیاز به کارکنان و مدیران ماهر برای برخورد مؤثر، ممکن است تعریف کردن و متمایز ساختن گروه‌های مشتریان دشوار گردد.
6. سازماندهی بر مبنای نوع بازار: در این روش سازمان را بر اساس بازارها یا مجاری بازاریابی تقسیم بندی می‌کنند. سازماندهی بر مبنای بازارها فعالیت‌ها به گونه‌ای برنامه‌ریزی میشود که تلاش‌های بازاریابی بر جذب مشتریان متمرکز میشود.
مزایا: فراهم شدن تمرکز بازارها و مجاری بازازیابی، توسعه فعالیت‌های مؤثر در زمینه بازاریابی.
معایب: دشواری تمرکز فعالیت‌های سازمان برسود‌آوری یا افزایش تولید، به سختی می‌توان مصرف‌کنندگان را ترغیب کرد که کالا را در نظربگیرند نه بازار را، دشواری تعیین قیمت تمام شده و هزینه‌یابی برای کالا در بخش تولید.
7. سازماندهی برمبنای زمان فعالیت: فعالیت‌ها را بر مبنای زمان انجام آنها دسته‌بندی می‌کنند. این شیوه معمولا در سطوح پایین سازمان به کار می‌رود.
معایب: افزایش هزینه فعالیت در نوبت‌های عصر و شب و کاهش کارایی در نوبت‌های مذکور به جای روز، دشواری اعمال نظارت مدیران برفعالیت‌های کارکنان.
سازمان
سازمان ساختاری ارادی و عمدی از نقش‌هایی است كه در یك بنگاه به شكل رسمی سازماندهی شده‌اند. سازمان گروهی از افراد است كه به صورت عمدی سازمان داده شده‌اند تا به یك یا مجموعه‌ای از اهداف كلی و مشترك دست یابند. واژه «سازمان » در دو جنبه فیزیكی و مفهومی بكار می‌رود. از جنبه فیزیكی به معنای بنگاه یا مؤسسه است بدین معنی كه محلی و ساختمانی همراه با افرادی در جهت اهدافی مشغول بكار هستند كه در ادبیات علمی، معنای فیزیكی سازمان را با واژه «بنگاه » مشخص می‌نمایند. از جنبه مفهومی و در شكل رسمی، سازمان ساختاری ارادی و عمدی از نقش‌هایی است كه در یك بنگاه به شكل رسمی سازماندهی شده‌اند.
انواع سازمان :
الف – سازمان رسمی :به معنای ساختار تعمدی از نقش ها در موسساتی که به گونه رسمی سازمان یافته است گفته میشود تقسیم سازمان به رسمی و غیر رسمی توسط چستر بارنارد ارائه شده و اورا بنیان گذارسازمان های رسمی و غیر رسمی می شنایند نظام سازمان رسمی دارای درونداد های بسیار منظم است و در اصل از اختلال بر کنار است و قابل پیش بینی است .
ب – سازمان غیر رسمی :هر گونه فعالیت شخصی مشترک بدون اگاهی از هدف مشترک است هر چند که به نتایج مشترک بیانجامد .به تعبیر دیگر سازمان غیر رسمی شبکه ای از روابط شخصی و اجتماعی است که لزوماٌ توسط سازمان رسمی شکل نگرفته بلکه به صورت خود جوش و با همکاری داوطلبانه افراد پدید می اید
انواع ساختار سازمانی :
یکی از قدیمی ترین ساختارهای سازمان ها ساختار هرمی شکل است که در ان اداره سازمان ها از بالا به پایین است که در گذشته و حتی امروز از این ساختار استفاده می شود.
ماهیت مدیریت منابع انسانی
هر سازمانی منابع متعددی از جمله سرمایه، اطلاعات، تجهیزات و تکنولوژی دارد. ولی بدون شک مهمترین منبع هر سازمانی نیروی انسانی می باشد. نیروی انسانی صاحب عقل و شعور انسانی است و آن را می توان آموزش داد . شناخت انسان دشوار است و رفتار های غیر قابل پیش بینی و دارای قدرت تفکر، تصمیم گیری و انطباق پذیری است. از اینرو مهمترین منبع هر سازمانی به شمار می رود . بنابراین منابع انسانی نیاز به فلسفه و روش خاص خود برای مدیریت مؤثر دارد. مدیریت منابع انسانی از مهمترین بخش های مدیریتی برای کنترل این منبع حیاتی است.
مدیریت منابع انسانی را ، شناسایی ، انتخاب ، استخدام ، تربیت و پرورش نیروهای انسانی به منظور نیل به اهداف سازمان تعریف کرده اند .در تعریف دیگر، مدیریت منابع انسانی یا مدیریت پرسنلی به معنای وسیع کلمه قسمتی از قلمرو علم وهنر مدیریت را تشکیل می دهد که طرح ریزی، سازماندهی، ظارت و کنترل عملیات استخدامی و همچنین آموزش و بهسازی، نگهداری و کاربرد نیروی انسانی سازمان را در جهت تامین هدف های کارکنان سازمان و جامعه شامل می شود. همچنین اندیشمند دیگری بیان نموده است که مدیریت منابع انسانی را می توان فرایند جذب و به کارگماری، پرورش و بهسازی، انگیزش و حفظ و نگهداری منابع انسانی تعریف کرد. در واقع مدیریت منابع انسانی تمام مسائل مربوط به نیروی انسانی قبل از ورود فرد به سازمان، هنگام ورود فرد، درطول زمان خدمت و حتی پس از آن را مدیریت می کند که این مسائل شامل، برنامه ریزی نیروی انسانی، شناسایی، جذب، انتخاب و استخدام، تربیت و پرورش، برقراری سیستم های پاداش، دوران بازنشستگی و دیگر مسائل مربوط به نیروی انسانی می باشد. مدیران منابع انسانی نیز کسانی هستند که مسائل مربوط به نیروی انسانی یک سازمان را در تامین یا تحقق هدف های سازمان و کارکنان آن پیگیری و اجرا می کنند.
تاریخچه مدیریت منابع انسانی
مدیریت منابع انسانی در طول دوران خود دچار تحولاتی شده است. زمانی آن را مدیریت کارکنان و زمانی به آن مدیریت استراتژیک منابع انسانی اطلاق شده است. در طول تاریخ وظایف این واحد تکامل یافته است ولی کلیت
آن یکی بوده است. در ذیل به تحولات موثر بر منابع انسانی اشاره می گردد.
1-دوره انقلاب صنعتی
انقلاب صنعتی تقریبا همزمان با دیگر تحولات علمی فلسفی و سیاسی در قرن هفدهم و هجدهم در اروپا به وقع پیوست. در این دوره ماشین جایگزین انسان شد و بسیاری از کارها که قبلا به صورت دستی توسط انسان انجام می گرفت، حال توسط ماشین و هدایت انسان انجام پذیرفت. در این زمان کارخانه ها به وجود آمدند و طبقه کاگر و کارفرما ظهور کرد. از نتایج این دوره تقسیم کار بوده است. یعنی هر فرد مسئول انجام کار معینی باشد. نقسیم کار، انجام کار و آموزش را تسهیل می کند. در این زمان کارکنان در شرایط کاری ناگواری، کار می کردند. آن ها در محیط های آلوده، پر سرو صدا و در ساعت های طولانی و دستمزدهای ناچیز مجبور به کار بودند.
2-نهضت کارگری
با توجه به ظلمی که در حق کارگران می شد، کارگران شروع به تشکیل اتحادیه و سندیکاها کردند و حتی برخی مواقع دست به اعتصاب زدند. در ابتدا کارفرمایان و حتی دولت به مقابله با این اتحادیه ها پرداختند ولی با مقاومت و همبستگی کارگران، شرایط به نفع آن ها تغییر کرد. طرز تفکر جامعه و دولت به نفع کارگران تغییر یافت و قوانین بسیاری در حمایت از کارگران و همچنین اتحادیه های کارگری وضع شد.
3-نهضت مدیریت علمی
یکی از تاثیر گذارترین تحولات در زمینه مدیریت، نظریه مدیریت علمی تیلور بوده است. شکل گیری مدیریت منابع انسانی به عنوان یک وظیفه حرفه ای-تخصصی نیز عمدتاٌ ناشی از اصول و مفاهیم مدیریت علمی است. تیلور مطالعاتی در صنعت فولاد داشت و نتایج مطالعات خود را در سال 1911 در کتاب اصول مدیریت علمی منتشر ساخت. تیلور معتقد بود که بسیاری از کارکنان کمتر از ظرفیت واقعی خود کار می کنند. او تصور می کرد که این مساله با اتخاذ رهیافتی منظم، مبتنی بر هدایت و حمایت کارکنان تسط سرپرستان و ارضا نیازها و انگیزه های پولی قابل حل است. تیلور متوجه شد که بهره وری پایین تنها دلیل روش های نادرست نمی باشد، بلکه سیستم پرداخت نیز در این امر دخیل است. سیستم پرداخت بر اساس وقت و زمان بوده که موجب عارضه وقت گذرانی می گردد. در حقیقت به جای اینکه پول بر اساس کار داده شود، پول به وقت داده می شود، بنابراین تیلور پرداخت بر اساس قطعه کاری را رواج داد. اصول تیلور شامل موارد زیر می باشد:
الف) علمی کردن فعالیت های هر شغل، به معنای انتخاب بهترین روش انجام فعالیت است که موجب استاندارد نمودن کار می شود.
ب) انتخاب علمی کارکنان
ج) آموزش کاکنان. پس از استاندارد نمودن کار انتخاب علمی کارکنان باید کارکنان آموزش های لازم را ببینند. اما آموزش تنها، کافی نبود، بلکه عامل دیگری به نام انگیزش وجود دارد و اینکار با استفاده از پاداش و تنبیه انجام می گرفت.
د) حمایت از کارکنان از طریق برنامه ریزی کردن کار آن ها و هموار کردن راه انجام کار
همواره به تیلور این انتقاد وارد شده است که او به جنبه های انسانی کار توجه نداشته است ولی پاسخی که به این انتقادات می شود، این است که تیلور همواره به گفت و گو وتعامل میان کارکنان و کارفرما اعتقاد داشته است. تیبلور بیان نموده که کارکنان و کارفرما باید با یکدیگر وفاق داشته باشند. به نظر وی کارکنان باید از مشکلات خود سخن بگویند. البته تیلور نسبت به کار گروهی دیدگاهی منفی داشته است و آن را موجب کاهش بهره وری می دانست.
4-روانشناسی صنعتی
به دلیل بکارگیری اصول و نظریه های روانشناسی در صنعت، به تدریج رشته جدیدی با نام روانشناسی صنعتی در دهه 1890 و اوایل دهه 190 به علوم اضافه شد. در ابتدا توجه روانشناسی صنعتی بیشتر معطوف به یافتن فنونی برای افزایش فروش بود، اما به تدریج گروهی از محققان این رشته یا یافتن فنون موثرتری برای گزینش افراد علاقه مند شدند. مسئله مور توجه آنان این بود چگونه می توان افراد را برای مشاغلی که با نیرو، استعداد و توانایی های بالفعل و بالقوه آن ها مطابقت داشته باشد، انتخاب کرد.
5-متخصصان امور نیروی انسانی
در اثر تحولات ناشی از انقلاب صنعتی، مدیریت علمی و نهضت کارگری، مدیریت منابع انسانی به عنوان وظیفه ای تخصصی پذیرفته شد، در ابتدا و در طول سال های 1880 تا 1920 مدیریت نیروی انسانی، شامل مواردی چون انتخاب و استخدام، مسائل رفاهی کارکنان، تعیین حقوق و دستمزد، ایمنی کار و مسائل آموزشی و بهداشت بوده است.
6-مکتب روابط انسانی
یکی دیگر از تحولاتی که موجب افزایش توجه به عامل انسانی شده است، مکتب روابط انسانی بوده است. این مکتب با مطالعات هاثورن در دهه ی 30 میلادی شکل گرفت. هدف این مطالعات تأثیر شرایط فیزیکی همچون نور و یا خستگی بر عملکرد کارکنان بوده است. در اولین بررسی ها آن ها به دنبال نقش نور بر عملکرد کارکنان بودند ولی در پایان مشاهده نمودند که وقتی از روشنایی محیط کار کاسته می شود، تولید همچنان افزایش می یابد. در حقیقت عوامل دیگری باید در میزان تولید تاثیر گذار باشند. این عوامل شامل کار گروهی و روحیه تیمی می باشد. آن ها در مطالعات خود پی به اهمیت عوامل انسانی، همچون همکاری های گروهی، همکاری اعضا روابط متقابل بردند. به طور کلی مکتب رو ابط انسانی موجب افزایش توجه به عوامل انسانی در محیط کار شده است .
جایگاه مدیریت منابع انسانی در سازمان
واحد مدیریت منابع انسانی به صورت یک واحد ستادی عمل می کند. بدین معنا که ای واحد، از واحدهای صفی حمایت و پشتیبانی می نماید. واحد منابع انسانی در سازمان هم رده واحدهایی همچون واحد تواید، فروش و مالی می باشد.
